どのような資料を記帳代行するといい？
記帳代行に依頼する書類は大きく分けて5種類！
「記帳代行を依頼して、業務を効率化したい」と考えている税理士は多くいます。企業から請け負った税務関係の業務の中でも、記帳は面倒で時間のかかる事務作業。
できることなら、外注して楽がしたい…
と思いますよね？それなら記帳代行を活用しましょう！
面倒なデータの入力作業から解放されますよ。
ところで、記帳代行を生かすにはどうすればいいのでしょうか。記帳を代行してもらう資料にはどのようなものがあるのでしょうか。
「記帳代行に作業を依頼してもいい資料はどれなの？」と疑問を感じている方のために、主に5種類の書類が記帳代行してもらえることについてお話していきたいと思います。
その5種類とはこちら！
- 現金収支の帳簿
- 預金収支の帳簿
- 売上の記帳
- 給与の記帳
- クレジットカードなどの立替金の記帳
会社のお金が出たり入ったりしている流れを全て記帳するのは、骨が折れる作業です。通帳のコピーを取ったり、請求書の控えを忘れずにもらったりするだけでも大変。それをデータ化して、帳簿を作成するのは本当に面倒…。
そんな方のために、記帳代行が存在しています！
では、記帳代行に外注する5種類の書類は、具体的にどのように記帳されるものなのかについて説明しますね。記帳代行を活用するメリットがきっとお分かりいただけますよ！
現金収支を記帳する「現金出納帳」
現金出納帳とは？
- 会社の資産に関して、入出金を記録する帳簿。そこに記されている残高と預金残高の一致を確認するために、現金出納帳が必要です。
ビジネスをしていれば現金の支出と入金が必ずあります。法人か個人事業主かにかかわらず、お金の流れを把握しておくことはとても大切！
何のために、どれだけのお金がいつ、どこに支払いされたのか、どこから入金されたのかという細かい情報の記載が必要なのです。
「え…面倒だからその業務は会社の経理スタッフにお任せしたい」と思いますか？会社にとって現金の収支を記録する現金出納帳は
非常に重要な帳簿！しかし、毎日のように生じる入出金を記録するのはとても面倒ですよね…。
現金取引の発生があまりない会社であっても、お金の流れを正確に把握しておくことは経営していくために欠かせません。
そこでおすすめするのが記帳代行！会社の経理スタッフを新たに雇うことはできない…。自分で現金出納帳に記帳する時間はない…と感じているなら
記帳代行に現金の収支に関する記帳をお任せしてしまいましょう！
預金の収支を記帳する「預金出納帳」
預金出納帳とは？
- 預金のお金の動きを記録した帳簿。会社名義で作成している銀行口座の預金がどのように動いているのかを把握するために必要です。預金出納帳は身近な言葉で言えば「通帳」。
預金を引き出した目的や、入金された理由が時系列で記載されています。また、お金の流れが動いた後の残高が記録されているので、現金収支と比較して間違いはないか確認することもできる帳簿です。
預金出納帳には複式簿記の知識が必要です！
- 「社内には簿記の知識を持ったスタッフがいない…」
- 「自分で預金出納帳を記帳するのは面倒だ…」
それなら、記帳代行にお任せ！
預金出納帳を記帳する際には、一つの仕訳に二つの方向から見た情報が必要です。例えば、ある取引先にお金を支払ったために預金残高が減ったとします。この場合の二つの方向とは「預金減少」と「取引先への債務消滅」。預金の増減だけではなく、そのお金の流れに関わった相手の科目を決定しなければならないのです。
「そんなことに頭を使っていては本業に集中できない…」
大丈夫です！記帳代行に預金出納帳の記帳を依頼すれば解決です。
売上についての記帳
商品の納品やサービスの提供によって得た会社の売り上げを記帳しなければなりません。これは企業の「収益」に当たる部分。売上を記帳する事によって作成できる書類は「損益計算書」です。
売上の記帳方法は会社や記帳代行業者、税理士によって違います。
代表的な方法は次の4つ。
一般的に用いられているのは、仕入・売上・繰越商品という3つの勘定項目を使用して記帳する「三分法」。期末に残っている商品残高は繰越商品に勘定して翌期に繰り越します。
ただし、売上の記帳には付随して発生する費用があるため
要注意！
「商品を販売するときの運送料金や手数料はどう処理するの？」
と思われたでしょうか。付随費用を負担したなら売上諸掛として処理しますが、取引先が負担したなら立て替え金として処理しなければなりません。
売上に関しては営業のスタッフが担当している会社もありますが、経理関係の業務に加えて任せられることもあります。
「売上の計上基準や仕訳で頭を悩ませたくない…外注したい…」
そんな方は
記帳代行業者にお任せしましょう！
給与やクレジットカード明細の記帳
社員や従業員に支払う給与も、会社のお金が出ていく一つの流れです。給与の勘定科目は「給与手当」。ただし、給与から源泉所得税や社会保険料が差し引かれますよね。
差し引いた金額はどう記帳するの？
- 給与からいったん預かって、税務署や年金事務所に支払うお金であるため、「預り金」という勘定になります。
例えば、100,000円の給与が発生したとして、源泉所得税に1,000円、社会保険料に4,000円が徴収されると支払う残高は95,000円。この場合の給与手当の仕訳は次のようになります。
- 現金：95,000円
- 預り金（源泉所得税）：1,000円
- 預り金（社会保険料）：4,000円
このように、一つの給与という勘定項目の中でも何に支払われるお金なのかによって記帳する内容が異なります。
では、クレジットカードを使って会社が支払いを行っている場合はどうするの？
- 原則として、記帳はお金の収支が発生した時に行なうもの。クレジットカード決済は決済時と実際に現金が引き落とされるタイミングが違うため、2回に分けて仕訳しなければなりません。
クレジットカード決済時と引き落とし時の記帳がいるの？
- その通りです！なんて面倒なんだ…と頭を抱えたくなりますよね。給与やクレジットカード決済などの立替金も正確に記帳しなければ、会社のお金の流れを把握しにくくなります。
記帳代行は面倒な帳簿作成を代行してくれる本当に便利なサービスです！会社のお金の流れに関して、記帳は代行業者に丸投げしてしまいましょう。
記帳代行で得られるメリット
- 単純な事務作業だからできるだけコストカットしたい
- 納期までに時間があるから安く記帳代行を外注したい
- 社員やアルバイトを雇うよりも安く代行業者に依頼したい
- 日本人スタッフに記帳してほしい
これらの希望通りに記帳代行サービスを行うのが「ビーアウト」です！
- 「記帳代行を自分も活用すれば、業務を効率化できるだろうか」
- 「代行サービスを活用して記帳にかけていた時間やコストをカットしたい」
- ・記帳代行が対応している書類
それなら、記帳代行を外注することを躊躇する理由はありませんね。
あと一押しがあれば！と思っているあなたに、記帳代行を利用するメリット4つについてお話ししますね。
- コストダウンにつながる
- 本業に専念できる
- 会社の正確な業績を把握できる
- 節税・納税対策につながる
記帳代行サービスのメリットを知れば、今すぐにでも記帳代行を外注しようという気持ちになるはずです！
あなたにとって一番のメリットを見つけてみてください。
コストダウンにつながる
記帳代行を依頼すれば、現金収支帳や預金収支帳、売上の計算書などの入力業務や書類整理をしなくてすみます。記帳するためだけのために経理スタッフを雇っていると、どれほどの費用がかかるでしょうか。
- 経理スタッフを募集するための費用
- 面接を行う費用
- 給与にかかる費用
これらのコストをすべてカットできるのが
記帳代行です！また、経理スタッフや税理士の負担を軽減することは
会社の経費削減につながります。
本業に専念できる
会社のお金の流れを把握し、決算期には税務申告することは義務。
「義務付けられているとはいえ、普段の業務をこなしていると記帳のために時間が余らない…」と感じていますか？
休憩時間、寝る時間を犠牲にして記帳に手をやいていませんか？
そんなあなたは記帳代行を外注したほうが、本業に専念できるようになりますよ。記帳を代行業者にお任せすれば、税理士としての専門知識が必要な業務に時間を使えます。
本来しなければならないことがあるのに、記帳業務に時間を奪われている方は
一度記帳代行を検討してみましょう！
会社の業績を正確に把握できる
長期的に会社の成長を支え、事業の発展をサポートしていくためにはリアルタイムで業績を正確に把握することが重要です。
「決算期間近なのに記帳に必要な書類が整理されていない…」
「業績が右肩上がりなのはなんとなく分かるが、経理がついて行けていない」
こうしたトラブルが生じないように記帳代行を活用しましょう！記帳データの納品を急ぐときにはオプション追加で可能です。
最短5日で記帳作業を完了してくれます。
スピーディに帳簿が作成されれば、毎期の業績をタイムリーに把握して企業の経営状態を知れます。
節税・納税対策ができる
「できるだけ法人税や消費税を節約したい…」
こうした願いを税理士は抱えて税務処理を行っていることでしょう。
正確な記帳は節税や納税対策に役立ちます。現在の会社がどれほどのお金を入出金しているのかをリアルタイムで把握できるからです。
経理状況を知っておけば、決算期の決算申告書を作成するうえで節税対策を始められます。
「税理士として税務に関する具体的なアドバイスを会社にしたいけど、記帳ができていなくてお金の流れが把握できていない…」
そんな状況に陥る前に、
記帳代行サービスを活用して定期的に帳簿を作成しましょう！
記帳代行して見栄えのいい画像を作ろう
記帳データはスキャンして画像の形で納品してもらえる？
- 領収書や請求書などバラバラとした紙の状態での書類整理は非常に面倒。ExcelやCSV形式出の納品が一般的ですが、データをスキャンして画像をPDF化したものを納品してもらうことも可能です！
記帳データを画像化するときの注意点
国税関係の帳簿を電子的な形で保存するときには次の2つの要件を守る必要があります。
真実性を確保するために画像の解像度は200dpi以上、RGB256諧調以上が求められます。そして作成者の電子署名が必要。また、可視性を確保するためにカラー保存、取引年月日や勘定項目などで要所を検索できることが求められます。
- 「解像度が高すぎるとファイルサイズが大きくなって扱いにくい…」
- 「ファイルが大きいからと言って可視性が高まるわけでもない…」
- 「記帳だけでなく画像データの解像度まで考えなければならないのか…」
データ入力だけでも面倒なのに、
さらにやることが増えてデータの真実性や可視性にまで頭が回らない！と思いませんか？
記帳代行サービスなら、オプション追加すればデータをスキャンしてPDF化してくれます！PDF化すればデータ量は軽くなりますが、
jpgやpngなどの画像ファイルの形式のままの納品も相談可能。
記帳代行業者に依頼すれば見映えの良い画像データがもらえる？
記帳代行業者は「記帳代行」という作業に特化している人たちの集まりです。
- 「記帳データを自分で作ってみたけど分かりにくい…」
- 「誰が見ても数字から情報を読み取りやすい帳簿を作りたい…」
- 「可視性の高い電子データが欲しい」
それなら記帳代行業者に記帳を外注しましょう！
整理されていない請求書や領収書もしっかりデータ入力して、スキャンニングしてくれます。バラバラな書類も記帳代行業者に丸投げすれば、見映えの良い画像の形にまとまって戻ってくるでしょう。
弊社の「ビーアウト」では、原稿となる書類はレシートや手書き伝票などでもOK。納品形式は基本的にCSV形式またはExcel形式ですが、
それ以外でも相談可能です！スキャンデータ納品は1ページ単位でオプション設定できるので、バラバラな書類がPDF化されて帰ってきます。
- 「他の業務で手いっぱいで書類の整理にまで手が回らない…」
- 「帳簿に必要な書類は、記帳が済んでからも電子データ化して残しておきたい」
このように考えているなら、
記帳代行業者に外注して希望を伝えましょう。
記帳代行を活用すれば、会社の経理に関するコストカットができるだけでなく本業に集中し、
節税対策につながることも！これから記帳代行を外注する方はぜひ、本記事でお話しした事を参考にしてくださいね。
