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2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、抜本的な見直しが行われました。
この改正電帳法が大きな関心事となった理由のひとつは、「電子取引」に関するデータ保存の義務化が盛り込まれたことです。準備期間の短さから一部移行期間が認められているので遅くとも2年後には、「電子取引」への対応が求められることとなります。
そのために、いまからどのような準備をしておくべきかについて、経理の記帳代行を活用するメリットともに解説します。
確定申告を行う個人事業主の方々にも影響のある話です。ぜひご一読ください。
まず電子帳簿保存法について解説します。
電子帳簿保存法とは、税金関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
法令上、帳簿や書類は原則として紙で保存することとされています。こうした「紙からの脱却」を促進し、業務効率化向上の目的で1998年に電子帳簿保存法が成立しました。当初はその適用要件が厳しいのと、アナログなものに対するノスタルジーが強く導入企業が広がらない状況がありました。徐々に要件緩和が繰り返されてきたことで導入を検討する企業が年々増えてきました。
さらに今回耳目を集めている令和3年度の改正（2022年（令和4年）1月1日施行）では、アナログ体制の非効率の大きさがテレワーク普及により顕在化したことなどを背景に、これまでになく抜本的な要件見直しが行われました。特に注目されていることの一つが、恒常的に行われている電子取引について、その取引情報を紙に出力して保存することが認められなくなるという大きな改正内容です。請求書をPDFでメール添付して授受したり、インターネットで物品購入をするなど多くの事業者が日常的に行っている「電子取引」を今までは、紙で出力して保存すれば問題ありませんでしたが、今後は認められなくなると言うことです。
なお、前述した通り、準備期間を設けるため、省令により2022年(令和4年)1月1日から2年間の電子取引情報について、一定の要件下で、引き続き出力した書面での保存が認められることとなりました。
これは言い換えると、2024年(令和6年)1月1日以降は令和3年度の改正内容に基づいた保存が必須ということです。
簡単に纏めると、政府として本格的なペーパーレス管理を義務化することで、やっと
本当のペーパーレス時代が到来するかもしれない重要な転機
となる法律改正ということです。
何が電子帳簿保存法の対象になるかという点からもう少し詳しく見ていきます。
電子帳簿保存法が対象とするのは、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。
国税というのは、主に所得税や事業者にかかる法人税に纏わる部分になります。確定申告や決算申告などの業務に纏わる各種データが対象ということです。
会計ソフトや販売管理ソフトなどで作成したものもあれば、取引先から受け取る領収書や請求書、見積などの紙媒体で、あるいは電子データでやり取りしたものまで、さまざまな取引記録が管理の対象です。したがってどの書類やデータがどの条項に該当するのか、どのような保存措置を要求されるかを正しく理解する必要があります。
実際の保存しなければならにケースを、経理の実作業の面から見てみましょう。
・自分自身が電子的に作成した帳簿や書類を会計ソフトなどで作成した場合の作成ファイル
今の時代、クラウドサービスでもマネーフォワードやfreee,弥生会計など様々なサービスが展開されていて、純粋な手作業だけで会計、経理業務を行なっていることは相当なレアケースでしょう。
その中で、クラウドに限らずソフトを使う際にファイルが作られると思います。それらは保存の対象となります。項目的に言うと
・会計ソフト等で作成した帳簿（総勘定元帳や仕訳帳、出納帳など）
・電子的に作成した国税関係書類（請求書や領収書などの証憑書類）
です。これら全てが保管の対象となります。
・紙媒体で受領した領収書や請求書などいわゆる証憑書類
紙媒体で取引先から受け取った領収書や請求書などいわゆる証憑書類も電子化する必要があります。具体的にはスキャナやスマホのカメラなどを使って紙媒体の撮影画像を保存していきます。
今まで紙媒体で保存しているだけでよかったですが、これからは一部猶予期間があるとは言え、こういったものの電子化はできうる限り早めに対応していった方が良いと思います。
・取引先と請求書や領収書などの取引情報を電子データとして授受
取引先や顧客から受け取った電子データの領収書や請求書、見積などの電子データも保存する必要があります。インターネット上のサイトなどから取引情報をダウンロードした場合なども含まれます。
一切紙媒体を経由していない純粋な電子データで、今までは紙に出力して保存していたものたちのことです。
法律の改正の目的は、業務効率化という面が強く打ち出されています。極端な事例ではありますが、電子的な保存、つまりペーパーレス化による業務の効率化で、のべ年間13,000時間の削減に繋がった事例もあるようです。
なぜ「電子的に保存する」ことが業務効率化に繋がるのでしょうか。最大のポイントはデータ収集、集計の容易さと検索性の著しい向上です。
電子化されると、全ての数字がデジタルに保存されることになるので、それらを収集し、集計することは計算機的(パソコン、スマートフォンをイメージしていただければ問題ありません)にはしごく容易なことです。
エクセルにたくさん数字の項目があるイメージと言えば良いでしょうか。例えば、エクセルファイルに1万件データが入っていたとしても、それらを集計するには、関数を使えば1発で計算できます。
もちろん、エクセルファイルも無闇にデータが入っていては意味がないので、一定のフォーマットやルールを作って管理することは必要ではありますが、一度ルールを作って運用してしまえば、あとは一瞬の作業と言えます。
一方、1万件の紙媒体の数字を集計する場合、電卓を使ったとしても1万件分、数字を電卓で入力する必要があります。しかも間違えたらやり直しです。アナログ作業なので、計算結果が100％保証することができないので、検算も行う必要もあります。
ここが一瞬で出来てしまうだけでも相当な効率化と言えます。
この1万件の集計は昔ははいわゆる職人的な技能が必要で、主に高校などの商業科ではこの技能を磨いてきました。昔はそろばんで、いまは電卓でしょうか。どちらの道具を使ったとしても、それを行なっている姿はまさに職人そのもので、凄まじい勢いで正しくそろばんや電卓を打っています。
凄みは一瞬で伝わってくるすごい技術ではありますが、職人的な作業であるが故に非常に属人的な作業と言えます。
そういった職人技能を持った人を探して、雇うことも含めて結構な手間、時間が掛かることになります。
電子データは、計算しやすいだけでなく、探しやすさの向上も凄まじいものがあります。むしろこちらの効率化の方が大きいかもしれません。
仕事において、何かを探すという行為は意外に大きなウェイトを占めています。具体的なものから抽象的なデータまで多岐にわたって探すことになります。
今回は確定申告や決算における書類という観点で見ても、紙媒体であればその保管場所を探すという物理的な側面から、その書面に書かれている内容から必要なデータを探すことになります。
例えば数学で、何かの法則や定理を調べようと紙媒体の教科書で探そうとすると、ページをめくって探すことになります。教科書であれば索引や目次がついているので、ある程度すぐに探すことができます。
しかし仕事の業務における紙媒体では、その索引や目次の有無はものによって様々です。そもそも探す対象の紙媒体自体があるかどうかを探すところから始めなければならないことがほとんどです。
会社の経理や会計という規模の話になれば、この探す行為の対象が全社に及びます。決算など重要な業務においては年間を通してのデータ収集になりますので、人手も必要ですし、相当な労力になります。
電子データにすると、このことはどうなるでしょうか。いや、「デスクトップにいっぱいあるファイルからファイルを探さないといけないよ、同じでしょ」というかもしれません。
そもそもちゃんと整理しましょうよという話ではありますが、敢えて話に乗ると、確かにファイルを探すかもしれませんが、その時どうやって探しているかといえば、検索をしているかと思います。
これが出来るというのは実は相当なメリット、効率的手段ということです。
紙媒体は、どのキャビネットに、引き出しにあるかは目視で探さないといけませんが、例えばパソコンであれば、どこにファイルがあっても検索して探すことができます。
経理や会計の場合も、もう少し大きな規模で、ネットワーク(イントラネットとかクラウド)上で検索できるのは体験的にご理解いただけると思います。実態としてはパソコンで検索するイメージとほぼ変わりません。
さらに電子データであれば、教科書でいうところの索引や目次の項目を付けることはかなり容易で、実際、パソコンの中でも検索スピードを上げるために、データの索引を裏側で作っていたりします。
今時なやり方だとAIによって、もっと広範で細かい粒度で自動的に索引や目次を生成してくれるものもあるかもしれません。
世の中の流れは、ずっとペーパーレス化でした。これはパソコンが登場してからゆっくりではありますが、方向の向きとして揺るぎなく続いてきています。
今後の技術が発展すればますます電子化される対象は増えるでしょうし、電子化がデフォルトの世代が増えれば増えるほど、アナログ作業に戻ることは、もうどうやって進めていいのか分からなくなり、アナログに戻しようが無くなると思います。
しかし、作業としてはどうしても、データを入力するというところがどこかで必要になります。一度、電子化してしまえば、電子化の恩恵で効率化を一瞬で高められますが、その最初の一歩のところは完全に自動化出来ない部分です。
言い換えると、データの初期登録です。
まだ世の中、領収書の電子フォーマットが法律的に定まっているわけではないので、例えば領収書の金額を拾おうと思っても、会社が異なれば、データの位置が異なることが一般的です。
スキャナやスマホのカメラで撮影した画像で保存したデータに関しても、数字を抜き出すには文字解析などで抽出できたりはしますが、撮影する対象のコンディションにも依存するので、100％の精度には中々なりません。
また数字には、それに紐づく意味が存在しますが、それを一つ一つ指定する必要があります。経理の記帳代行での仕訳作業が最もイメージしやすいかと思いますが、その項目が売上なのか、費用なのかはデータを作る上で最も重要な行為の一つです。
ここは1万件の紙媒体の集計のような職人的な技能とまでは言いませんが、業務経験の長さと体験した業務件数と比例した属人的な作業として残ります。
経理の記帳代行の業務を請け負っているところに依頼するメリットは、法律によって電子化の流れにブーストが掛かったとしてもまだまだ大きく存在します。
今回は、電子帳簿保存法と経理の記帳代行の関係を解説してきました。
90年代後半から広く広まったインターネットがで始めた頃から謳われてきたペーパーレス化のメリット。コロナ禍の中でリモートワークが一気に定着したことで中々可視化されてこなかったペーパーレス化されていないことのデメリットが一気に顕在化しました。
そのデメリットを解消すべく政府も動き、今回の電子帳簿保存法の改正に繋がりました。実際、税金を徴収する側でもある政府にとっても、電子化されるメリットが相当あったことも推進する理由の一つだと思います。
このペーパーレス化、電子化という流れの中でも、どうしても電子化、自動化仕切れない部分はまだ存在ます。それの一つが経理の記帳です。経理作業におけるこの経理の記帳作業を代行して効率化を行うメリットは今後もまだまだ続くでしょう。
