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仕訳代行は、経理業務の簡略化や負担軽減のために活用されることが多いサービスです。
経理に詳しい経験者が担当してくれるためミスや抜け・漏れを限りなくゼロに近づけられる点も、大きなメリットだと言えるでしょう。
今回は、仕訳代行をさらに上手に活用するためのコツについて解説します。
コストパフォーマンスを重視したい企業やより経理業務を経験したい企業は、ぜひ参考にしてみましょう。
仕訳代行とは、業種や企業規模を問わず必須の業務である「仕訳」を代行してくれるサービスです。
複式簿記において期間ごとに発生した取引を勘定科目に分類して記録する業務が「仕訳」と呼ばれ、最終的に貸借対照表や損益計算書などの決算書類に情報をまとめる材料として活用されます。
つまり、「何のために」「いくらを」「誰に」支払ったか（支払ってもらったか）を記録する業務だとイメージするとよいでしょう。
お金の動きを可視化するために最低限必要な業務であり、仕訳がないと企業活動が成り立たないことが分かります。
近年、仕訳代行を活用する企業が多くなり、サービス提供元も増えてきました。
ここでは仕訳代行のニーズが高まっている理由に触れていきますので、概要を理解していきましょう。
「働き方改革」や「ワークライフバランス」という単語が注目を浴びるようになったことで、大企業はもちろん中小企業でも働きやすい環境づくりが急務とされるようになりました。
労働人口が減少している時代において、残業や休日出勤を抑制して無理なく働ける環境にすることで、求人への応募を喚起したり退職者を抑制したりする狙いもあるのでしょう。
そのためには、業務効率の改善が不可欠です。
特に自社にとってボリュームの多いルーティン業務を代行業者などに任せ、自社負担を軽減しようとする企業が増えています。
その分アイディアや創造性が必要な業務に集中できるほか、効率よく業務を回すための取り組みがしやすくなっているのです。
経理業務を外注することは経理部やバックオフィスの働き方改革につながるため、時代のニーズが高まっていると言えるでしょう。
新型コロナウイルスへの感染予防対策の一環として、テレワークを導入する企業が増えています。
自宅やコワーキングスペースで業務ができるため感染リスクの低減や通勤費削減などのメリットがあるとされている一方、経理部などバックオフィスへのテレワーク導入はまだまだ難しいとされてきました。
大きな理由として、重要書類の扱いに困ることが挙げられます。
請求書・領収書・納品書・契約書など再発行できない重要書類を扱うことが多い経理部はテレワークと相性が悪く、書類を自宅に持ち帰ることでセキュリティ面でのトラブルが生じるリスクもあるとして懸念されてきました。
また、従業員のひとりが書類を持ち帰ることで他の従業員が情報を参照できなくなり、業務効率が損なわれてしまうというデメリットも生じます。
このようなシーンで仕訳代行を活用することにより、仕訳された内容がデータで一括納品されるようになります。
十分なセキュリティ対策を実施している代行業者であれば信頼性も高く、無理に書類を持ち帰るより安心できるでしょう。
一度データ化してしまえば複数のメンバーが同時編集するなどテレワークにも最適な使い方ができるため、経理社員をテレワークにしたいと考える企業と相性がよいのです。
これまでの採用市場では、自社で従業員を直接採用しノウハウやメゾットを蓄積していくことが一般的だとされてきました。
しかし社会保険料率や残業代の引き上げに伴い、ひとり当たりを雇用し続けるためにかかるコストが増大しています。
近年はハラスメントやメンタルヘルスに関する相談も増えており、人を雇うことに消極的な企業も増えています。
そのため、一定の知識さえあれば担当できるルーティン業務は外部の代行業者に依頼し、なるべく自社雇用する人数を減らそうとする動きが出ています。
仕訳は簿記や経理の知識が求められる専門業務ですが、税理士や会計士の資格がなくても担当できるため外注には最適と言えるでしょう。
経理部のコンパクト化を図りたい企業は、仕訳代行の活用を検討してみましょう。
ここからは、実際に仕訳代行を上手に活用するコツを紹介します。
後悔のない業者選定を叶えるためにも、参考にしてみましょう。
複数の業者を比較・検討する
よほど急ぎの依頼でない限り、複数の業者から相見積もりを取って比較・検討していくことがおすすめです。
特に初めて仕訳代行を利用する場合は金額や納期の相場感が分からないことも多いため、比較することで相場を探っていくことが必要でしょう。
比較の際は、下記のような項目を細かくチェックしていきます。
1. 外注を受けている業務の内容が自社のニーズと合っているか
2. 依頼までのフローが簡略化されているか
3. コストが相場と比べて安いか
4. 希望の日程までに納品してくれそうか
5. 作業クオリティを担保できそうな経験があるか
6. 十分なセキュリティ対策を導入しているか
7. 自動仕訳システムか手動による仕訳か
8. 同業他社や同規模程度の企業と取引実績があるか
上記の項目をチェックしていくことで、自社に合った業者の選定がしやすくなります。
依頼する内容は同じでも業者ごとに少しずつ特徴が異なりますので、じっくり選んでいきましょう。
仕訳代行に限らず、業務を委託する際は納期に余裕を持つことが重要です。
急ぎの依頼ができる場合もありますが、特急料金が別途発生する可能性があるため注意しましょう。
どうしてもやむを得ないときを除き、通常料金もしくは早割が適用される範囲で依頼することが理想です。
また、ギリギリの納期で依頼することはコスト面以外のデメリットも生じます。
例えば万が一ミスや抜け・漏れのあるデータが納品されても、十分な検収期間を確保できない可能性が出てくるでしょう。
後でミスに気づいて修正してもらおうにも、一度検収して取引が完了していると応じてもらえないこともあります。
決算や税金申告のタイミングで気づいた場合は修正工数が多くなり、結果として自社負担の軽減には繋がらないことも想定できます。
既に何年間も取引を継続していて信頼のある業者でない限り、基本的に納期に余裕を持つことをおすすめします。
仕訳代行によっては、オプションサービスを設けている場合があります。
前述した特急料金の適用のほか、クリップ・ホチキス・ポストイット留め（外し）、書類や証憑のスキャン、仕訳以外のデータ入力・フォーマット作成・オンラインではなく出張による対面代行などさまざまなオプションが存在します。
なるべくコストを抑えて仕訳代行を活用したいのであれば、オプションを使わずに済むよう事前準備しておくのがよいでしょう。
ホチキスやクリップは日常的に留める（外す）ことをマニュアルに盛り込んで習慣化する、フォーマットやフリー素材や前任者の引継ぎを利用して活用するなど、対策できることも多いです。
また、見積もりの際にはオプションサービスを含めた金額とオプションを抜いたサービスを出してもらい、最大コストと最小コストを比較することもおすすめです。
HP上に掲載されている最低料金だけを当てにせずトータルコストを試算することで、実際にかかる費用感を掴みやすくなります。
「気づいたらどんどん金額が大きくなってしまった」という後悔がないよう、見積もりには十分気をつけましょう。
仕訳代行によっては、季節ごとにキャンペーンを実施している場合があります。
特に経理が忙しくなりやすい年末年始・年度末・ゴールデンウィークや夏期休暇前後などはキャンペーンをしている代行業者が多くなるためチェックしてみましょう。
割引の適用・オプション無料などお得な内容が多く、仕訳代行をコストパフォーマンスよく利用しやすくなります。
また、なかにはリピーター割や継続割を適用している業者もあります。
長く同じ業者を利用して信頼関係を構築していくためにも、代行業者をコロコロ代える「代行ジプシー」になることを避け、気に入った1社を長く活用していくことがおすすめです。
そのためには業者の比較を徹底的におこない、2～3社に絞って利用していくことが近道です。
なかには格安で仕訳代行を請け負う会社もあり、コストを削減したい企業にとっては大きな助けとなるでしょう。
しかし、「安かろう悪かろう」にならないためにも事前に注意点を抑えておく必要があります。
本当にコストパフォーマンスに優れた優良な業者なのか、安い金額で顧客を獲得して適当な仕事で抑える業者なのかを判断するためにも、下記の視点を持つことが重要です。
格安の仕訳代行は必要最低限のサービスのみに特化していることが多いです。
そのため、自社のオフィスを代行業者が訪れて細かなヒアリングをしたり、業務改善を兼ねてフォーマットの作成やフローの見直しを提案してくれたりすることはあまり期待できません。
マネジメントを含めたサービスを期待するのであれば、経理コンサルティングを手掛ける会社や税理士事務所・公認会計士事務所などを頼るのがよいでしょう。
反対に、格安業者でも十分自社が期待している業務を網羅できているのであれば依頼のハードルにはなりません。
実務だけをアウトソーシングしたい、仕訳だけをやってくれれば十分でコンサルティングやアドバイスは期待していない、とにかくスピーディーに仕上げてほしい、などのニーズがある場合はむしろ格安の仕訳代行を活用することをおすすめします。
トータルで支払うコストを抑えつつ、その範囲で最大限のパフォーマンスを発揮してもらえることが格安業者のメリットだと言えるでしょう。
人件費を抑えるため仕訳を担当するスタッフの質を抑えている業者には、注意が必要です。
特に経理未経験者でも積極的に雇っていたり、十分な契約実績がなかったりする業者の場合、作業のクオリティに不安が出てきます。
仕訳はルールが明確になっているルーティン業務であるため外注しやすい業務ではありますが、決して軽く考えていい業務ではありません。
決算や税金申告にデータを活用することを考えれば、何よりもミスに気を配る必要があると分かります。
格安の仕訳代行の場合、スタッフの質を抑えて給料をカットし、その分の金額を料金表に反映させているケースがあります。
求人内容などが怪しい場合は依頼を避け、本当にコストパフォーマンスに優れている業者を探すことをおすすめします。
格安の仕訳代行のなかには、外国人スタッフを積極採用しているケースがあります。
もちろん外国人スタッフでも非常に優秀な方は多いため一概には言えませんが、仕訳代行としての経験が浅かったり簿記知識が薄かったりする可能性があるでしょう。
また、日本特有の仕訳や税制に明るくないなど、知識面での不利が生じているケースもあります。
社内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションができない場合、仕訳のクオリティへダイレクトに影響する可能性も否めません。
はじめて仕訳代行を依頼する場合はなるべく日本人スタッフのみで徹底している業者を選ぶなど、なるべくリスクを取らない作戦を考えた方がよいでしょう。
経理業務はコストパフォーマンスだけでなくクオリティも重視すべきだと理解し、慎重に判断していくことをおすすめします。
仕訳代行を活用することは、経理部の負担軽減や業務簡略化につながります。
テレワークや働き方改革など時代のニーズに答えるために仕訳代行を活用する企業も多く、自社に合った利用をすることがカギとなるでしょう。
コストパフォーマンスよく活用していくためにも、納期に余裕を持ったり業者比較のポイントを探ったりしていくことが重要です。
今回紹介した内容を参考に業者を選び、強力なビジネスパートナーとして味方につけていくことがおすすめです。
