記帳代行もクラウドでアウトソーシング! クラウドの活用の背景から記事代行を考える
マンパワーや紙媒体などのアナログな資源に依存がちだった経理、会計業務は、様々な時代の要請から効率化、デジタル化が要求されています。そのアナログな業務の中でも最たるものと言っていい、記帳。これにも例外なく効率化の波が押し寄せています。
その解決策として期待されている「記帳代行」。それをここ最近よく耳にする「クラウド」という切り口から見ていきます。
そして、将来記帳という業務がどうなりそうなのかを踏まえた上で、会計業務が必須の中で面倒な記帳という作業をどのように進めるべきなのかを考えます。
時代背景
失われた20年、30年と言われて久しい日本の競争力低下の原因として、業務の効率性の低さがよく指摘されます。
またDX(デジタルトランスフォーメーション)という別の潮流からもデジタル化、ペーパーレス化を推し進めなければならない圧力は増すばかりで、経理、会計に限らず広く業務の効率化が一段と要求されています。
さらにコロナ禍もあり、幸か不幸かリモートワークが定着するようになってきました。リモートワークで仕事をする場所の分散化することになるので、連携する何かしらの仕組みが必要になります。
物理的に離れている以上、必然的に仮想的に連携される仕組みになります。その仕組みの一つとして『クラウド』が注目されるようになりました。
クラウドとは
クラウドという言葉は現在、非常に曖昧で今ひとつピンとこないかもしれません。言い方が悪いかもしれませんが、完全にバズワード化しています。
Wikipediaで調べると以下のような内容です。
クラウドコンピューティング（英: cloud computing）は、インターネットなどのコンピュータネットワークを経由して、コンピュータ資源をサービスの形で提供する利用形態である[1]。
略してクラウドと呼ばれることも多く、cloud とは英語で「雲」を意味する。クラウドの世界的な普及でオンラインであれば必要な時に必要なサービスを受けられるようになり、あらゆる業務が効率化され、社会の創造性を高めることに成功した。
Wikipediaにもあるようにクラウドとは直訳すると、『雲』です。原義的には、Wikipediaに記載されているようなクラウドコンピューティングという概念から始まり、その略称として「クラウド」という言葉が広まりました。
当初はコンピューティングという言葉が示す通り、インターネットで情報公開などするために必要なサーバなどの機材を仮想的に提供するサービス(例：AWS,GCP等)や、さらに技術的な付加価値(サーバソフト群やAIなどによる解析)を提供するものを指していました。
ただ、そういったサービスが世にかなり浸透し、相当利用されるようになると、「クラウド」という単語はバズワード化していってしまい、原義から離れて様々なものを「クラウド」と呼ぶようになりました。
今では技術的なものだけではなく、インターネット、具体的にはWebサイトというデジタルな媒体を介して人的リソースの提供を行うサービス一般を『クラウドサービス』と呼ぶことも多くなってきています。
経理、会計業務におけるクラウド
経理、会計業務におけるクラウドも、人的リソースの提供をインターネット経由で提供するサービスという側面のものです。
技術的には、経理、会計においては「弥生会計」や「大蔵大臣」といった会計ソフトというアプリケーションが昔から存在しました。
しかし、それらは各部署、セクションである程度の知識、バックグラウンドを持った人達が活用するという位置付けの存在でした。
経理、会計業務で活用するクラウドでは、そのバックグラウンドを持った人達がインターネットを介してサービスを提供してくれるため、極端な話をすると会計担当者を会社として準備しなくてもよくなる訳です。
スモールスタートでの起業主や個人事業主にとっては、経理、会計の業務や勉強から解放されると本業にフォーカスしやすくなる大きなメリットがあり、記帳代行も含めた経理、会計のクラウドサービスの存在感は日増しに大きくなってきています。
DX(デジタルトランスフォーメーション)の泣き所
パソコンの普及から30年近く経過しましたが、紙媒体に依存したものは未だに沢山存在します。大雑把に言うと、DXはその大量に存在する紙媒体というアナログなものをデジタル化することです。
そのDXで考えられる最も厳しい泣き所は、形が一定しないアナログなもので、その最たるものの一つが領収書です。
そもそも会社ごとに書式、フォーマットが異なりますし、手書きであれば書かれている文字も一定に定まりません。用紙の大きさもバラバラですし、折り畳まれていたりするかもしれません。
郵送されてこれば、封を開けなければならないし、保管の仕方は丁寧な人から雑な人もいて、コンディションは一定ではありませんし、保存している間に紙の劣化が進むかもしれません。飲み物を溢したりしたら目も当てられないです。
その状況の中で、それらを機械的に一元的に処理してデジタル化するには、紙の劣化や開封作業を別にしても、相当な技術的要件が要求されますし、精度を上げるには相当なコストが掛かります。
AIなどの発達でだいぶ障壁は下がりつつありますが、まだまだコストと釣り合いがとれるのは大企業のような規模に限られます。
つまり結局まだまだ人的リソースをどこかで消費せざるを得ない訳です。その人的リソースをどこに求めるかという判断をする時に、自分自身で行うのか、記帳代行を含めたクラウドを利用するのかというこを考える必要が出てきます。
領収書が完全デジタル化される見通しは暗い
領収書が何かしらの強制力によって完全デジタル化されればこの悩みは消えますが、現実の領収書のデジタル化は、なかなか進まないと思われます。
・デジタルネイティブな層の増加があまり期待できないこと
・高齢者が増える一方で、かつ働き手として長く残ることを期待されている
と言ったところがその理由として考えられます。
デジタルネイティブの層の増加は、少子化の傾向が画期的に改善したとしても即効性がありません。海外から労働者を導入するのが現実的な解決策ですが、その場合でも言語的障壁や文化的障壁は存在します。
働き手としての規模を維持する為に退職年齢はどんどん切り上がっていくでしょう。そうなればデジタル化を忌避しがちな世代が現役世代として残り続けることになります。
法律である程度強制的に導入されない限り、完全デジタル化100％は難しいと思われます。
おそらくまだまだ様々な領収書を何度も見ながらデータを抽出し、記帳していくという地道な作業は存在し続けると考えた方が安全でしょう。
現状から考える解決策の方向性
現在の状況を様々考えてきましたが、完全なデジタル化の時代の到来はまだまだのようです。経理、会計業務に限ってみても、領収書の処理などアナログなものは残り続けます。また法律上、事業継続には経理、会計業務は必須であることも変わりません。
つまりどうしても本業以外の部分に、人的リソースの消費は避けて通れません。
その解決のためには、
1.経理、会計業務の専従者を雇用する
2.何かしらアウトソーシングして対応する
3.事業規模が小さい(個人事業主も含む)場合、自分自身で学んで業務を遂行する
が解決の大きな方向性になります。
1についてはコストが十分に払えるのであれば、最も安全な解決策です。人選さえしっかりできれば問題がないでしょう。税理士や会計士にお願いできれば、最善手と言っていいです。
3については、事業の継続性という点では必須業務である以上、学んでおくメリットはありますが、本業が別にある以上、どれだけの時間とコストを避けるかは考えなければなりません。
弥生などの会計ソフトなどの助けを借りれば、多少時間とコストが圧縮できる可能性はありますが、それでも学習のイニシャルコストはそれなりに大きくならざるを得ません。
経理、会計が本業になることは資格を持っている人であればありえますが、一般的に言って経理、会計以外の本業をしたくなるのが人情でしょう。
そうすると自ずと2の選択肢、アウトソーシングが視野に入ってきます。
本業にフォーカスする為に
まずアウトソーシングする以上、どんなアウトプットを期待するのか、つまり利用目的をしっかりと整理しないと正しい選択ができなかったり、期待した結果を得られず、無駄なコストが生じてしまうことになります。
また数多あるサービスから選択することになりますので、目的が定まっていないとそもそも探せないというよりも選べないでしょう。
・手の掛かる業務、例えば領収書の整理、記帳などを外注してきちんとした一定の書式になったものをアウトプットとして受け取りたい
等、目的をしっかりと定める必要があります。
その上で、発注できるところを探します。今の時代であれば、まずネットで検索することから始めると思います。そうすると業務の性格上、多岐にわたるサービスを目にすることなるでしょう。
最初はあまり目的を広げすぎず、記帳代行に限定する等して結果を絞って探していくことも必要かもしれません。
目的、期待が大きければ、自ずとその検証にも時間が掛かるのが理です。インプットするものとアウトプットするものの関係性が分かりやすいもの、目に見てはっきりわかる結果が期待できるものを選ぶことも重要でしょう。
例えば、記帳代行であれば、
・領収書の束というインプットすべき情報があって、最終的に記帳と言う形で正しい書式になって返ってくる
とわかりやすい形でサービスを利用できます。そういう考え方も必要かもしれません。
またインターネット上で何かしらのサービスを探すと、クラウドという言葉が嫌でも多く目にすることになります。
先述した通りバズワード化しているので、一概にどんなサービスを提供しているかはしっかりと読み解かないと分からないのが実情です。CMなどで目にする一通り有名なサービスなどは整理して知っておいて損はないでしょう。
経理、会計業務を提供するクラウドサービスの種類
経理、会計業務サービス全般を提供するクラウド
・弥生会計 オンライン
・Freee
・Money Forward
等
経理、会計業務サービス全般を提供しており、フルセットの機能を使えばある程度の規模の会社まで活用可能な機能を提供しています。プランも家計簿レベルから個人事業主、中小企業までと幅広いターゲットが想定されていると思います。
人を仲介するクラウド
・クラウドワークス
・ランサーズ
等
これは個々の契約になるので、人の選定に慎重になる必要があります。バックグランドが様々ですし、どのような知識を持っているか、どういう資格を持っているか等をしっかりと検討しなければなりません。
さらに何をどのようにお願いするかを考えなければならないので、目的を明確にしなければ利用しづらい面はあるかもしれません。
記帳代行専業のサービス
記帳代行を専門に提供している外注サービスも見方によっては(バズワードの流れに乗ってしまうと)クラウドサービスと言えます。これは何をするかが明確なので、アウトプットの質の判定もしやすいので利用しやすい面があります。
まとめ
経理、会計業務は時代背景から透明性の向上とデジタル化による効率化が要求されており、この流れは今後も変わらない見込みです。
DXによるデジタル化に馴染みにくい要因はまだまだ今後も残る為、領収書の処理などはどこかでマンパワーに依存せざるを得ない状況は続くでしょう。
しかしながら、本業ではないですが、非常に重要な部分であり、事業継続上必須の業務です。
そういうもどかしい状況を解決し、人的、資本的にも本業にフォーカスするには、クラウドなどによるアウトソーシング活用は一つの解決手段になり得ます。
ただクラウドという言葉は、分かりやすそうで実は曖昧な言葉です。どんなサービスでもインターネットを介していれば、クラウドと読んでしまう風潮があります。
例えば「記帳代行」等、明確なキーワードでアウトソースできるサービスを探すことで、期待した結果を得られる確率を高められるかもしれません。
