記帳代行を活用すべき会社8選！業務効率改善に目を向けてみよう
記帳代行は、経理作業の負担軽減や業務効率化を図りたい企業に向いています。
しかし「わざわざコストをかけてまで外注する必要があるのか？」と考えてしまうこともあるでしょう。
コストに見合ったメリットが得られるか不安になり、そのまま自社で記帳業務を内製化することも少なくありません。
今回は、記帳代行を活用すべき会社を紹介します。
下記で紹介する項目に自社が当てはまる場合、記帳代行を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
記帳代行を活用すべき会社8選
早速、記帳代行を活用すべき会社のタイプを紹介します。
どんな会社に向いているサービスなのか知るためにも、チェックしてみましょう。
記帳業務を担当できる人員がいない会社
人材不足で起業業務を担当できる人員がいない場合、人材の確保が急務となります。
採用が遅れれば遅れるほど記帳すべき業務が蓄積してしまうため、後々のカバーも一苦労となるでしょう。
しかし、少子高齢化による労働人口減少が叫ばれている昨今、経理スキルの高い人材を即日で雇うのは非常に難しいとされています。
相場以上の高い給与を提示するなど条件面で魅力的に見えるよう対策する他なく、労務コストの増大につながってしまうこともあるでしょう。
記帳業務ひとつのために高いコストを支払わなければならず、却って収益を悪化させる原因になりかねません。
スキルが必要な記帳業務だけ外注できれば、最低限のコストで高いパフォーマンスを得やすくなります。
採用・育成を1から手掛けるより効率もよいため、試してみるとよいでしょう。
社長や経営層や記帳業務を担当している会社
企業規模が小さい会社の場合、社長や経営層が記帳業務を担当していることも少なくありません。
人をひとり雇うよりローコストであると考えがちですが、経理社員ひとりが1時間あたりに生む業務パフォーマンスと社長が1時間あたりに生む業務パフォーマンスでは、圧倒的に社長の方が優れていることが多いでしょう。
社長には社長にしかできない業務があることも多く、経営戦略の立案・資金繰りの方策考案・取引先との折衝・現場の指導に時間を割いた方が会社のためになることが多いのです。
そのため、社長が記帳業務を手放して外注した方がよいと分かります。
このようなとき、記帳業務の担い手となるのが代行業者です。
改めて経理人員を雇う余裕がないときは記帳代行を賢く活用し、パフォーマンスを重視していきましょう。
経理の繁忙期に残業・休日出勤が多くなっている会社
経理は、特に決算期・年末年始・長期休暇前後が忙しくなる傾向にあります。
記帳などルーティン業務に加えて季節業務がのしかかるため、繁忙期には残業や休日出勤が増えてしまうこともあるでしょう。
当然ながら残業には割増賃金を、休日出勤には休日出勤手当を支払わなければならず、コストが倍増します。
ワークライフバランスを取りたいと考える社員のモチベーションやエンゲージメントも下がり、退職に繋がる可能性も出てきます。
また、過剰な残業・休日出勤は労務トラブルにつながることも多く、過労・メンタルヘルス・労使裁判などの引き金となることも考えなくてはいけません。
こうしたトラブルの予防策として、記帳代行を活用している企業も出ています。
繁忙期だけスポットで依頼したり、そもそも記帳業務を全て代行業者に任せて業務の軽減を図ったり、自社に合わせた活用をしていきましょう。
記帳業務に関するミスが多い会社
記帳業務は、決算や納税に関わる重要な仕事です。
ミスや抜け・漏れが許されない仕事でもあり、軽微な金額のズレであっても後々大きなダメージとなることもあるでしょう。
また、後日ミスに気づいてから細かな証憑書類を照らし合わせつつ修正していく作業は多きな手間であり、想像以上の苦労とコストを伴います。
ミスを毎回指摘される現場社員のモチベーションが下がったり、ミスをカバーする立場であるチームメンバーにばかり負担が偏ってしまったり、適切なチームビルディングができないケースも多いです。
記帳業務に関するミスが多い場合、記帳業務に関するプロを頼ってミスを軽減していくことがひとつの対策となるでしょう。
記帳は特定の資格や経験がなくともできる業務ではありますが、クオリティとスピードを重視した業務計画も必要です。
無理に内製化してコストがかかるより、外部に委託して手早く完了させてしまった方が大きなメリットを得られることもあるため、検討してみましょう。
月次決算をしていなくて経営状態を可視化できていない会社
月次決算をすることは、経営状態をリアルタイムで可視化することにつながります。
どの部門のどんな取り組みがコスト要素となっているのか、昨年同時期と照らし合わせて収益が改善しているか悪化しているのかを知れれば、即座に改善しやすくなるでしょう。時代のニーズやトレンドが刻一刻と変化する時代だからこそ、こまめに自社の経営状態を可視化しながら判断していくことが重要です。
月次決算をするためには、当然頻繁な記帳作業が求められます。
トップからの鶴の一声で問題なく記帳頻度を上げられる会社であれば問題ありませんが、ルーティン業務が他業務を圧迫して経理の身動きが取れなくなってしまうようであれば、記帳代行に外注した方がよいでしょう。
月に数回など小ロットの依頼を複数回繰り返すこともできるため、自社の活用モデルに合わせて利用できることが記帳代行の強みです。
経理部に「戦略経理」としての働きを期待したい会社
戦略経理とは、経営層と同じ立場で経営に関するアイディア・意見を出す経理部のことです。
これまで一般的とされていた「ルーティン業務をこなし数字上の処理をするための経理部」ではなく、「自社の経営状態や財務状況をリアルタイムで可視化しながら経営判断を支える数字情報を提供する経理部」であると言えるでしょう。
戦略の立案に欠かせない数字的な根拠を提示することが役割であり、裏付けに基づいた経営判断を促すことがポイントです。
経理部に戦略経理としての機能を追加するためには、人材の拡張もしくはルーティン業務の軽減が必要です。
当然ながら経理部として果たさなければならないルーティン業務は多く、場合によってはルーティン業務をこなすだけで1日の大半が過ぎてしまっている会社もあるでしょう。
このような場合は戦略経理としてアクティブな行動ができないと想定されます。
まずは記帳代行などルーティン業務を外注できるサービスを活用し、まずは経理部の負担を軽減するところから始めましょう。
ルーティン業務のボリュームが少なくなれば新たな取り組みがしやすくなり、戦略経理として機能することが期待できます。
税理士事務所などに支払う顧問料が負担になっている会社
税理士事務所や公認会計士事務所は、企業の活動を支える重要なビジネスパートナーとして機能します。
しかし顧問契約が前提となる契約スタイルであり、毎月のランニングコストが大きな負担となってのしかかることも少なくありません。
月によっては税理士に外注する業務や相談事項がほとんどなく、顧問料分の価値を見いだせていないケースもあるでしょう。
このような場合、記帳や仕訳などルーティン業務は税理士事務所に外注せず、記帳代行
業者を活用することがおすすめです。
記帳代行業者は税理士事務所のように税務代理業務・税務署類の作成代行業務・税務相談業務を受けることはできませんが、実務は十分遂行できます。
税理士事務所より安価かつスピーディに完了してくれることも多く、顧問料の軽減に役立つでしょう。
税理士事務所とはコンサルティング部分の契約のみを残して契約を続けるなど対策すれば、どちらのメリットも最大限受けることが可能です。
経理スタッフの人件費を削減したい会社
記帳代行を活用することでルーティン業務の負担を軽減できれば、経理スタッフの人件費削減につながります。
例えば記帳を中心に担当している人員がひとりいる場合、退職のタイミングに合わせて記帳代行業者への委託に移管することで、一人分の採用・育成コストを削減できます。
また、繁忙期に合わせて臨時の経理スタッフを採用している場合、記帳代行を使って負担を軽減しながら採用コストを削減することもできるでしょう。
記帳代行を利用するためにはもちろんコストがかかりますが、人をひとり雇うよりも安価であることが多いです。
また、会社折半分の社会保険料・福利厚生費・通勤費・転職エージェントに支払う成功報酬や転職サイトに求人を掲載するための費用など労務コストも削減できるため、コスト面でのメリットが高いことも分かります。
なるべく安価に一定の人員を確保したい場合、記帳代行による外注も検討してみるとよさそうです。
記帳代行を活用すべきではない会社
反対に、記帳代行を活用すべきではない会社も解説します。
自社がどちらに当てはまるかチェックしながら、経理業務を最適化していきましょう。
特に経理関連の課題が見当たらない会社
経理関連の課題が全くなく、最適なチームビルディングができているのであれば無理に記帳代行を活用することはありません。
記帳代行以上に安価なコストで経理組織の運営ができていて、記帳がメイン業務を圧迫しておらず、記帳知識が十分な人員を豊富に確保できているのであれば、このまま継続して問題ないでしょう。
しかし、経理関連の課題を「発見できていない」だけではないか、改めて考えてみる必要があります。
自社の収益状況をしっかり分析してみると意外な部分に問題があったり、記帳代行をはじめとする外注サービスが想像以上に安価で利用する価値を見いだせたり、自社が気づいていない可能性があるかもしれません。
記帳代行をひとつの手段として調べ、本当に利用しなくて問題ないか検討してみることをおすすめします。
記帳に関するノウハウを習得したい会社
記帳代行はスピーディかつ確実に記帳業務を遂行してくれますが、その分自社にノウハウを蓄積するチャンスを失いやすいことがデメリットです。
今後自社で記帳業務をしたい場合、時間をかけてでも人材を育成すべきでしょう。
経理知識のある人を採用して未経験者・初心者にレクチャーするなど、長い目で見た教育が不可欠です。
記帳代行に頼っている期間が長くなればなるほど、ノウハウの蓄積はされないと思っておきましょう。
しかし、記帳代行による実務の効率化と社内人材の教育を同時進行でおこなうことも可能です。
ある程度人が育つまでの間は記帳代行を活用し、人が育ったら自社で内製化してもよいでしょう。
採用・育成のスケジュール感と照らし合わせながら記帳代行を活用していけば、両者の「いいとこ取り」ができます。
記帳代行を利用すべきか迷ったら
最後に、記帳代行を利用すべきか迷ったときの施策を紹介します。
自社にとってメリットの多いサービスか知るためにも、参考にしてみましょう。
安価な記帳代行をスポットで利用してみる
記帳代行サービスの使用感は、使ってみないと分からないというのが本音です。
相場より安価な料金設定をしている業者を選定し、小ロットで一度依頼してみるとよいでしょう。
実際に依頼が完了するまでのフローを知り、各種証憑書類の準備や契約のやり取りにどれくらい手間がかかるのか試してみれば、およそのイメージが掴めます。
その後長期的に利用するかどうかは使い勝手のよさや納品までのスピードを見ながら判断すれば、大きなミスマッチにつながることもありません。
記帳代行の活用事例をチェックする
記帳代行のHPには、活用事例や企業インタビューが掲載されていることも多いです。
実際に他の会社がどのように記帳代行を活用しているのか、どんなメリット・効果が得られたのか、参考にしてみるとよいでしょう。
自社に当てはめたときのイメージがしやすくなるほか、似たような業種・企業規模の事例が掲載されていれば大いに役立ちます。
目から鱗の活用法があるかもしれませんので、ぜひチェックしてみることをおすすめします。
まとめ
経理人員が不足している会社や、人件費を削ってコストパフォーマンス重視のチームビルディングがしたい会社は、記帳代行を活用してみるとよいでしょう。
労務環境も改善しやすく、社員からの支持を得られる可能性も高いです。
迷ったらまずは小ロットで依頼するなど様子を見て判断し、効果的な活用ができそうか探っていきましょう。
