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人手不足に悩まされ業務効率化が命題となった企業において、バックオフィスのアウトソーシングは特に有効な手段です。
まずは自社のどの業務をアウトソーシングするのかリストアップし、ゴールをイメージしておくのがよいでしょう。
今回は、経理が外部に委託できる業務リストを紹介します。
自社で内製化した方がいい業務にも触れますので、アウトソーシングを検討する際にお役立てください。
早速、経理が外部に委託できる業務のリストを確認していきましょう。
それぞれの特徴にも触れますので、自社ならではの業務と照らし合わせながら参考にしてみることをおすすめします。
帳簿の作成はどの企業でも必ず発生する経理業務です。
例え従業員を雇わず社長ひとりで運営している企業であっても、記帳は欠かせません。
基本的に領収書や請求書の内容を手書きもしくは会計ソフト上で管理することになりますが、全ての情報を一元管理するのは非常に手間がかかります。
入力などの単純作業ばかりに時間を取られ、本業に支障が出てしまうケースもあるでしょう。
また、記帳業務を徹底するには簿記の知識が必須であり、ミスや抜け・漏れが許されません。
万が一ミスをしてしまうと税金申告のとき自社にとって損な手続きをしてしまったり、反対に脱税と取られるような申請をしてしまったりすることもあるため注意しましょう。
工数を削減するためにもミスなく確実な仕事をするためにも、記帳に強い代行業者を活用するのがおすすめです。
従業員をひとりでも雇用している場合、給与計算は毎月必ず発生する業務です。
毎月固定給与のみを支払う場合でも、社会保険料率の変更や介護保険料徴収開始月に合わせて的確な処理をしていく必要があるでしょう。
インセンティブ給などの割合が高く毎月給与が変動する場合は、更に煩雑な計算が求められます。
万が一給与計算が間違っていた場合後日差額分を調整することになりますが、従業員からの信頼を損ねる可能性があります。
「会社として信用できない」と思われて従業員エンゲージメントが下がるなど多大なリスクを被ることになりますので、より確実性を求めてアウトソーシングするのもひとつの手段です。
年末調整は文字通り年末にかけて実施されることが多く、経理部の繁忙期と重なります。
ルーティンワークでもある記帳や給与計算に加わる形でのしかかるためいつも通りのマンパワーでは処理しきれず、残業や休日出勤頼みになってしまうことも少なくありません。
また、2020年以降の年末調整には令和2年度の税制改正が適用され、提出書類のフォーマットが大きく変更となっています。
これまで最低限必要であった扶養控除異動申告書に加え、基礎控除申告書・配偶者控除等申告書・所得⾦額調整控除申告書なども添付する必要があるため、注意しておきましょう。
書式が煩雑で分かりづらく、保険料控除証明書も別途従業員から回収しなければいけないことから、経理業務のなかでも特に負担の多い仕事とされています。
そのため、年末調整業務をアウトソーシングし、負担の軽減を図るのがおすすめです。
または年末調整だけ自社で完結させ、毎月発生する記帳業務などをアウトソーシングして日常的な負担の軽減を目指すのもよいでしょう。
売掛金・買掛金を管理し、リアルタイムで財務状況を可視化する業務です。
特に売掛金は後に回収が必要な債権であるため、回収不能にならないよう厳重な管理をしていく必要があるでしょう。
同様に買掛金の管理も徹底し、期日までに確実な支払いをすることで取引先からの信頼を得ていくことが欠かせません。
なかには買掛金の管理を怠って収益と判断されてしまい、税務調査で指摘された会社もあります。
会社を守るための取り組みとして欠かせない要素であることを意識し、内製化すべきかアウトソーシングすべきか判断していきましょう。
反対に、経理が外部に委託しづらい業務リストも紹介します。
全く委託できないというわけではありませんが、下記業務は税理士資格を持つ人しか担当できません。
税理士事務所や税理士を抱えている公認会計士事務所などを頼る必要があるため、気軽にアウトソーシングしないよう注意しておきましょう。
税務署に税金を申告する際に必要な書類は、税理士にしか委託できません。
申告書・届出書・申請書類など名称に関係なく、税務署に出す書類については全て注意するくらいの認識をしておいた方がよいでしょう。
また、法人税・法人住民税、事業税、地方法人特別税、消費税など、税金の種別も問われません。
税理士事務所を頼らないのであれば確実に自社で内製化できるよう、知識とノウハウを蓄えておきましょう。
前述した税務書類の作成業務に加え、実際に申告作業を手伝ってもらうことも税理士しかできません。
e-Govなどオンライン申請システムのIDやパスワードを税理士以外に共有することもNGとされていますので、特に注意しましょう。
ペーパレスやハンコレスが進んでいるからこそ一見誰もが税金申告できると思ってしまいがちですが、国や地方の運営を下支えする重要な要素であるからこそ、監視の目も厳しいのです。
経理知識が豊富な知人・友人・親族であっても自社雇用していない人への委託は避け、税理士だけを頼るようにしていきましょう。
どんなに便利なアウトソーシングサービスを使っても税理士事務所を頼っても、自社でしか完結できない経理業務が存在します。
経理業務をゼロにすることは難しいと理解したうえで外部へ委託する範囲を決めるために、下記の要素もチェックしておきましょう。
経理部は、時に経営企画部署としての役割も果たします。
特に中小企業・ベンチャー企業・スタートアップ企業など経理部と経営企画部が明確に細分化されていない場合、経理への期待は高まっていくでしょう。
経営企画とは、企業の経営や戦略の方針決めをおこなう業務です。
時代に沿ったニーズやトレンドを分析するマーケテイングの観点はもちろん、自社の財務状況を正確に把握して決算書など数値に落し込んで分析できる経理的な視点も必要であり、よりハイスキルな人材が求められます。
ときには会長・社長・役員と同じ土壌で経営について意見を申し出ることもあり、数字のプロフェッショナルとして活躍するシーンも多いものです。
こうした業務は、アウトソーシング会社へ委託することはできません。
自社のミッション・ビジョン・バリューに合わせて戦略の舵取りをおこない、市場競争に勝ち続ける会社として大成させていきましょう。
アウトソーシングをする場合、自社のルールが明確に策定されていることが前提となります。
ルールやフォーマットに沿って処理してもらうことはできますが、ルールやフォーマットの作成自体は自社でやる必要があるでしょう。
そのため、決済・判断を求める業務はアウトソーシングと相性が悪いと分かります。
柔軟な判断やイレギュラーな対応が認められる業務は自社内で完結させ、反対にルールに沿って一定の処理をするだけでよいものをアウトソーシングするなど、任せる業務の幅をあらかじめ検討していくのがおすすめです。
どの会社でも基本的に同じ処理をする記帳業務がアウトソーシングに最適とされる理由は、専門知識が要るもののルールさえしっかりしていれば事務作業だけで済むからだと分かります。
ここからは、改めて経理が外部に業務を委託する意義について探っていきましょう。
なぜここまでアウトソーシングする企業が多いのかを知ることにもつながります。
同じバックオフィスのなかでも、経理部が特に人的リソースが必要な部署だと言われています。
記帳業務や給与計算などルーティンで生じる作業に加え、年末調整や税金申告など季節ごとに発生する業務が多く、十分な人員を確保しておくことが欠かせません。
しかも簿記や経理に関する専門知識がないと担当できない業務も多く、アルバイトを雇って単純作業だけ任せることも難しいと言えるでしょう。
その分人件費がかさみ、企業の収益を圧迫するコスト部署になりやすい点に注意が必要です。
そのため、あらかじめ経理知識が豊富な代行業者にルーティン業務をアウトソーシングし、自社の人的リソースを確保することが効果的です。
煩わしいルーティン業務から開放されることで戦略経理としての役割も果たせるようになるため、パフォーマンス向上の意味でも役に立つでしょう。
経理部で処理した業務は税金申告・決算書作成などに活用されることが多く、ミスが許されません。
経理知識のある有能な従業員を多数確保できているのであれば問題ありませんが、知識がないまま無理に処理してしまった場合、後々の修正に多大な労力が必要になってくるでしょう。
場合によっては自社の手に負えず、会計事務所などに修正作業を依頼することで莫大な金額がかかってしまうこともあります。
最初からローコストで利用できる代行業者を見つけてアウトソーシングした方が、確実な仕事を期待できるでしょう。
また、ひとりの経理社員に頼っている場合も要注意です。
例えどんなに有能な従業員であってもひとりに業務と責任が偏っている場合、自社にノウハウが蓄積されません。
業務が属人化しやすく、退職・休職・体調不良による欠勤があったときに誰もカバーできなくなってしまいます。
リスクヘッジの意味を込めてアウトソーシングを活用する企業があるということも、知っておきましょう。
残業抑制や有給消化義務化が叫ばれるようになった昨今、企業規模を問わず労働基準法を守って経営するだけでは労務対策が不十分だとみなされるようになりました。
こうした時代背景を受け、経理部から働き方改革を進める企業が多くなっています。
その理由は、あらかじめ決められたルールに則ったルーティン業務が多いことと、外部に委託しやすい業務が多いからです。
委託できる業務はどんどん委託し、自社で雇用している従業員に時間的な余裕を作ることで働き方改革を進めやすくなります。
経理部から総務・法務・人事・秘書などバックオフィスや営業・マーケティング・経営企画などへ徐々に働き方改革の輪を広げていくことができますので、対策のひとつとして検討してみるとよいでしょう。
人によっては、「経理部の社員がすぐに辞める企業には要注意」と考えることがあります。
経理は良くも悪くも会社の内情を見通せてしまう部署であるため、経理部社員の退職が相次ぐと「この会社は業績が悪化しているのでは？」という印象を与えてしまうのでしょう。
不安の輪が広がって別部署の従業員もどんどん退職してしまうなど、負のスパイラルに突入する可能性があります。
例え業績の悪化ではなく多忙を極めることによるメンタルヘルス退職や家庭都合での転職だったとしても、「経理が抜ける」ということ自体へのマイナスイメージは避けられません。
そのため、経理部社員の勤続年数を上げるため、働きやすい環境づくりに邁進している企業は多いものです。
アウトソーシングによる業務効率化や負担軽減もそのひとつで、ルーティン業務に追われない経理部を作ることが重要だと言えるでしょう。
少し余裕を持って業務と向き合うことで生まれる新たな考えもあり、経理部社員にとっても会社にとってもメリットの多い施策のためおすすめです。
業務のアウトソーシングを考えている場合、ルーティン業務の多い経理部から着手していくことがおすすめです。
まずは自社が抱えている業務を全てリストアップし、委託できそうなものがないか探してみましょう。
特に記帳業務など季節を問わず発生するルーティン業務は、委託しやすい業務のひとつです。
なかには記帳業務に特化して代行を請け負うサービスも存在します。
自社が記帳を苦手としている場合や、記帳業務に多くの人員が割かれてしまっている場合は、ピンポイントでアウトソーシングしてもよさそうですね。
