記帳代行発注の流れ
記帳代行に発注する流れは5ステップ！
記帳代行を発注したいけど、流れがよく分からず、なかなか手を出せないでいる…
それは非常に時間がもったいないです！記帳代行に発注するときに発注側がしなければならないのは書類の提出だけです。
「そんなに簡単なの？」と思われましたか？
記帳代行の活用はとても簡単でスピーディに行えます。もちろん、発注前に注意しなければならないことはありますが、ポイントを押さえておけば問題なし。
そこで、記帳代行発注の流れを5ステップで解説します。基本的にどこの記帳代行業社も作業の流れは同じですが、
今回は弊社の「ビーアウト」の記帳代行サービスをもとに発注の流れを紹介しますね。
唯一、発注側がしなければならない書類提出。必要な情報の種類についてもお伝えします。記帳代行を実際に外注するときには、
事前に注意しておきたいポイントも説明するので参考にしていただけると嬉しいです。
記帳代行を発注する前に
「さあ、記帳代行を外注しよう」と思っても、記帳代行サービスにはいろいろな種類があります。
「え？記帳ってデータ入力だけではないの？」と思われたでしょうか。
- バラバラの書類整理からスタート
- 整理された書類のデータ入力からスタート
- すでに入力されたデータの記帳からスタート
このように、どの工程から作業をスタートさせるかによって記帳代行サービスの業務内容や金額が違います。
なので、記帳代行を外注することを決める前に、
どの程度の業務を代行業社に依頼するかをはっきりさせるのが大切！現在の会計や経理に関する業務の状況を踏まえて、どの作業をアウトソーシングするのか決定しましょう。
記帳代行発注の流れ① 見積もり依頼・見積書作成
まずは記帳代行サービスの中で依頼を希望する作業について、見積もり依頼ページから問い合わせます。
Webの見積もり用フォームだけではなく、フリーダイヤルやメールフォームからも見積もり依頼を出せます。
見積もり内容について担当者から連絡がきます。必要としているサービス内容の確認が行われるため、
外注先の業者と認識の違いが起きていないかチェック！
見積書が作成されるので、内容に納得できたら電話またはメールで注文を行います。
記帳代行発注の流れ② 書類を提出
作成された見積書に納得して、注文すれば記帳代行の契約が成立します。
次は書類提出！
記帳代行業社は書類が提出されるまでは入力業務を開始できないので、できるだけ早く提出しましょう。記帳代行で依頼するサービスの内容によって必要な書類は異なりますが次の5つがあればOK。
- 法人名義の通帳コピーもしくはデータファイル
- 領収書や請求書の原本
- 給与明細
- 法人名義のクレジットカード明細
- 売り上げや支出に関わる明細
足りない書類があると決算に必要なデータ作成ができないため、提出が求められた書類は全て確実に用意しましょう。領収書や請求書の原本は必要に応じて整理してください。
1番安いコースで記帳代行を依頼する場合は、書類を全てデータ化する必要があります。「それは大変だ…丸投げしたい」と思われるなら、バラバラになっている領収書や請求書の整理から行ってくれるコースを選べばOKです！
ここで見逃してはいけないのが、
領収書や請求書の「原本」であること。
コピーではダメなの？
- はい、コピーは不可なので必ず原本を提出します。用途や品目が分からないものは説明を添付しておかなければ、正確に項目分けできないので注意してください。
書類を提出するときは、
追跡可能な手段がベスト！
配送状況がわかる送付方法を使ってください。
「長期間契約するときは、どれほどの頻度で書類を提出すればいいのだろう…」と感じますよね。あまりにも膨大なデータを一度に送付されると、作業に時間がかかってしまいます！
提出書類の送付頻度は記帳代行業社と相談しながら決めましょう。送付するタイミングについては毎週末や10日毎、月末など様々なケースがあります。
記帳代行発注の流れ③ 入力作業
記帳代行の契約が成立し、必要な書類が送付されると入力作業が開始されます。
「ビーアウト」では、作業に関する細かい要望を受け付けてくれるので、気軽に相談できるのがポイント！
「ビーアウト」の入力作業は3つのコースに分けられています。
お任せコースを依頼していれば、入力作業の前に書類の整理から行います。入力支援コースであれば、記帳の前に領収書や請求書のデータ入力・仕分け作業がプラスされます。
最もコストを削減できるデータ入力コースを選んでいれば、送付されたデータをもとに記帳ができるので非常にスピーディ！
「もし、用途が不明な領収書や請求書が見つかったら？記入漏れがあったらどうする？」と不安な方も大丈夫です。すぐに電話やメールで確認をしてくれるので、そのときに対応すれば正確な記帳が行われます。
記帳代行発注の流れ④ データ納品・書類返送
記帳の入力作業が終了したら、品質検査が行われます。
「ビーアウト」での納品形式はCSV形式・Excel形式・その他。
基本的に記帳データの納品は「.csv」または「.xlsx」の形で行われます。記帳が完了すると、メールにデータファイルが添付されて納品。
「スキャンしてPDFスタイルで送付してほしい…」
基本的な納品のデータ形式以外のもので対応してもらえます！詳しい内容は実際に記帳代行を外注するときに相談してくださいね。
データが納品されると、速やかに提出した書類も返送されます。
「記帳代行を依頼している期間中に提出した書類が必要になったらどうしよう…」
依頼している代行業社にすぐに相談しましょう。迅速に対応してくれますよ！
記帳代行の外注依頼時に必要な情報は？
記帳代行業社から提出するよう求められる書類があります。
記帳を行うには会社のお金の流れを正確に把握しなければなりません。
なぜ、書類の原本提出が求められるの？
- 代行業社が記帳を受注する時は、記帳に必要なデータを提出してもらう必要があります。
記帳は公的書類として、決算期には正式な帳簿の元データとなる重要な書類！
毎年訪れる決算申告の時期に必要な書類は余裕を持って作成し、管理しておくために記帳代行を外注する人は多いはずです。
記帳に必要な、お金の流れに関する書類をきちんと提出しましょう。
記帳代行の外注発注時に必要な書類は？
記帳代行を正式に依頼したときに、提出が求められる書類全てを用意しましょう。
会社の資産増減につながるお金の流れを記録した
書類は全て必要！
例えば、企業名義の通帳（コピーでも可）、給与明細、計算表、損益計算書などがお金の流れを知るために必要な書類です。
もちろん、毎日のように発行されている領収書や請求書は必要！コピーは不可です。
「必要な情報が全て揃っているか分からない…」
記帳代行業社は、提出して欲しい書類をリスト化して教えてくれるので、それに基づいて用意すれば大丈夫です。
領収書や請求書など会社の収支をはっきり知っておくことで、お金の流れを明瞭化できます。記帳は企業の成長や、事業展開に欠かせない重要な業務ですから、
外注するのであれば求められる情報はきちんと提出しましょう！
記帳代行業社は情報をどう扱うの？
守秘義務にしたがって正しく情報管理しています。
会社のお金の流れを全て見せる必要のある記帳代行。
「重要な情報を渡してしまっても大丈夫かな…？」と不安に感じますか？
記帳代行業社が記帳を行う会社の情報をどのように扱っているのかについて、お伝えしますね。
記帳代行の情報管理に関わっている一つの法律は
「守秘義務」。
“地域協議会における要保護児童等に関する情報の共有は、要保護児童の適切な保護を図るためのものであり、地域協議会の構成員及び構成員であった者は、正当な理由がなく、地域協議会の職務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない(児福法第25条の５）。
守秘義務に反し、秘密を漏らした場合には、１年以下の懲役又は50万円以下の罰金が課せられる（児福法第61条の３）。“
また、守秘義務の罰則が適用されない記帳代行業社でも「秘密保持契約」を締結することで、会社の重要な機密事項を守れます。
「秘密保持契約」とは？
- 自社の情報を他者に提供するときに、第三者に漏らしたり不正に使われたりすることを防止するために結ぶ契約。
秘密保持契約を破った場合は、
訴訟を起こして損害賠償を請求できます。
「提出した書類が記帳の作業中に紛失されてしまった…」
「郵送した書類が届いていないと言われる…」
このような情報管理に関するトラブルを0にすることはできないのが現実です。しかし、ミスをできるだけ無くして情報の紛失を防止するための対策を取っているなら
安心！
だからこそ、
契約する前に確認することは大切です。「提出した書類が届かなかった場合はどうなりますか？」「書類の紛失が起きたらどう対処されますか？」という質問をしておきましょう。
発注側も万が一、情報管理に関するトラブルが起きた時のために
書類のバックアップをとっておくのがベスト！
記帳代行を外注する上で気をつけることは？
「面倒な記帳代行を外注して、自分の仕事に集中するぞ！」と思った矢先に、外注先とのトラブルで身も心も疲弊してしまうなんてことにはなりたくありませんね。
記帳代行を外注するときに気をつけたいことは3つ！
違法業務を行っていないか確認する
記帳代行サービスは特別な資格がなくても行えます。しかし、
記帳代行業務の中いは「決算申告」が含まれている業者も…。
決算申告が行えるのは納税者本人または税理士のみです。税理士資格がないのに決算申告を代行することはできないため、税理士が所属していないのに「決算申告」ができると謳っている記帳代行業社は
要注意！
「納税者本人の署名・捺印があれば大丈夫？」
いいえ。税理士資格がないものが作成した税務書類を用いた税務申告は違法となるので
NG！税理士しか行えない業務以外を外注するようにしてください。
シンプルでわかりやすい価格設定になっているか確認する
「ここの最低価格はとても安いからここに決めてしまおう！」
ちょっと待ってください！ホームページに載っている最低価格だけで選んでしまうと後悔するかも…。
業者によって記帳代行サービスの範囲やオプション料金は違います。最低料金や基本料金の安さに魅力を感じて依頼すると、実際の金額は他社の見積もりよりも高くなってしまう可能性があります。
「価格設定が不明瞭なら、なかなか外注に踏み切れない」と思われたでしょうか。気になる記帳代行業社には見積もりを依頼しましょう。希望するサービス内容を伝えて、見積書を作成して貰えば、
契約前に料金を知れますよ！
契約内容は希望に沿ったものになっているか確認する
契約が成立する前に、記帳業務のどの部分を外注するつもりなのかはっきりさせましょう。
- バラバラになっている書類の整理からか
- 書類のデータ入力か
- データの記帳か
記帳業務を代行業社に丸投げするのか、コストカットのためにデータ作成までは自分で行うのかで価格が変わるため注意！自分の業務に余裕があり、依頼内容の中に自分でやっても構わないと感じるサービスがあるならカットしてしまいましょう。
契約内容の中で確認するべき重要なポイントはこれ！
一般的に記帳代行サービスの契約期間は1ヶ月おきに更新されます。コミュニケーションがうまくとれない場合や、料金設定に不満を感じたら契約を解除できるのです。
ただし、
利用しているシステムやサービス内容によっては契約期間が1年間に設定される場合もあるため要チェック！
お金の流れは会社にとって非常に重要な情報。守秘義務または秘密保持契約によって情報を守ることが明記されているかも確認してくださいね。
会社の財務状況を正確に把握するために、記帳は欠かせません。
面倒な入力作業を代わりにしてくれる記帳代行業社は助かる存在！
しかし「代行したけど契約内容が希望しているサービスと違う」「料金が高くてコストカットできていない」などの
不満を感じながら記帳代行サービスを利用し続けないようにしてくださいね
会社の重要な情報を扱い、税務申告につながる記帳は安心して任せられる、
信頼できる代行業者に依頼しましょう。
記帳代行サービスの発注手順や必要な情報、外注時に注意するべきポイントについてお伝えしてきました。もう面倒な記帳業務に手を煩わされる心配はありません！本記事の情報を参考にして記帳代行を外注し、業務を効率化させてくださいね。
