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業務効率化や残業抑制などの効果を狙い、経理をはじめとするバックオフィス業務を外注する企業は少なくありません。
いわゆる「アウトソーシング」と呼ばれる外注にはさまざまなメリットがあり、業種・職種を問わず多くのシーンで活用されています。
しかし、外注にはメリットだけでなくデメリットもあることを知りながら、どこまでの業務を任せるか選定していく必要があるでしょう。
今回は、経理業務を外注するメリット・デメリットについて解説します。
外注する前にチェックしておきたい確認事項にも触れますので、ぜひ参考にしてみてください。
早速、経理業務を外注するメリットを解説します。
多くの企業が経理を外注するに至るポイントを探り、自社にも当てはめながら考えていきましょう。
経理業務を外注することで、経理部の負担を軽減できます。
例え外注するのが一部の業務であったとしても業務量そのものを減らせるため、忙しさに追われることがなくなるでしょう。
その分時間に余裕が生まれ、新たな経理戦略の考案や他部署との連携強化に時間を割きやすくなります。
本当は経理部にもっと担当してほしい業務があるのに、ルーティンワークのボリュームが多すぎてなかなか手が回らない、という企業には経理業務外注が有効だと言えるでしょう。
外注することで経理部の負担を軽減することは、労働環境の整備にもつながります。
忙しさに追われることがなくなり、残業や休日出勤を避けやすくなるでしょう。
有給休暇を消化できたり連続した休みを取りやすくなったり、社内体制自体を大きく変革するきっかけとしても有効です。
「経理部は年末年始・決算期などの繁忙期はほぼ休めない」など、これまでの固定概念を覆すことも可能です。
無理な長時間労働はメンタルヘルスや体調不良にもつながりやすくなるため、リスクヘッジの一環として外注を検討してみてもよさそうです。
経理業務を請け負う会社には、経理・簿記・会計・税務に関するスペシャリストが多く在籍しています。
実務経験や資格があることも多く、ミスのない確実な仕事を期待できます。
そのため、自社に経理知識のある人材がいない会社は大いに頼った方がよいでしょう。
また、社長自身が経理も兼務していて急ぎの処理をするあまりミスが多くなっているケースも、経理の外注をおすすめします。
経理は決算や税金申告につながる重要業務であり、ミス・抜け・漏れが許されません。
場合によっては自社にとって損な申告をしたり脱税を疑われてしまうような処理ミスが生じる可能性もありますので、無理せず専門家を頼った方がよいシーンもあるのです。
多くの経理外注業者では、作業した内容を全てデータで納品します。
そのため、会計・財務システムと連携しやすくなるでしょう。
これまでの紙帳簿による管理から脱却し、DX化を進めたい企業に向いています。
また、業者によっては既に活用している会計システムへスムーズに取り込めるよう、CSV形式で納品してくれるケースもあります。
フォーマットの有無などを相談したうえであらかじめ連携を取っておけば、外注して以降の作業も楽にできますので検討してみましょう。
経理業務を外注することで、経理部社員にテレワークを浸透させている企業も多いものです。
紙の帳簿をめくるために出社する必要がなくなったり、データ化することで複数人同時に同じドキュメントを編集できたりする効果があり、柔軟な対応が可能になります。
いつでもどこでも働けるようにすれば、働き方改革の一環にもなるでしょう。
近年は特に、新型コロナウイルス感染症への対策・働き方改革・コンパクトオフィスなどの需要が高まり、テレワークを推進する企業が増えています。
ワークライフバランスを重視している企業だと内外にアピールするためにも、外注を上手に活用することがポイントになりそうです。
反対に、経理業務を外注するデメリットも解説します。
メリットだけでなくデメリットも視野に入れながら検討すると同時に、デメリットを最大限減らせるような工夫をしていきましょう。
外注には、コストがかかります。
業者によりますが、記帳業務であれば仕訳数ごと、給与計算業務であれば従業員数ごとに料金が変動することが多いです。
また、税理士事務所や公認会計士事務所のように依頼する業務量ではなく内容・期間ごとに料金を変動させているケースもあります。
まずは複数の業者を比較・検討するためにも相見積もりを取り、およその相場感を知っておきましょう。
また、外注した場合のコストと内製化した場合のコストとを比較することも大切です。
自社で全ての経理業務を担当した場合、残業代や休日出勤代を含む人件費・紙の印刷費・オフィス光熱費などのコストがどれくらいになるかを試算しましょう。
その金額と外注した場合の金額を比較し、より安い方に決定することも大切です。
場合によっては外注した方が安く抑えられる可能性もあるため、一度試算してみることをおすすめします。
業務を外注する以上、内容にミス・抜け・漏れがないかチェックする必要があります。
自分で担当していない業務を1からチェックしなければならず、却って手間が生じるように感じられる場合もあるでしょう。
納期に合わせて十分な検収時間を確保できるよう、スケジュールに余裕を持たせておく必要もあります。
ただし、自動でミスや記入漏れに気づけるようなシステムを導入したり、一度会計システムにデータを流し込んでミスを発見できるようにしたり、検収を半自動化する方法もあります。
なるべく検収を簡略化することで外注のデメリットは減らせますので、併せてシステム構築することを検討してみましょう。
経理業務の大半を外注したとしても、完全に負担をゼロにすることはできません。
「外注するから経理担当者をひとりも雇わなくていいだろう」ということにはなりませんので、あらかじめ注意しておきましょう。
理由は、納品されたデータを検収できる程度の知識は自社で持っておく必要があることにあります。
前述した通り検収の手間を簡略化することに成功した場合でも、検収作業自体をなくすことはリスクとなるため避けることをおすすめします。
また、税金の申告書類作成・実際の納税手続き・現金を扱う業務などは外注に向いていません。
経理部はあくまでもスリム化することまでに留めることを意識していきましょう。
何年間も外注に頼っていると、自社に経理業務に関するノウハウ・ナレッジが蓄積されません。
「誰も記帳業務ができない」「最低限の給与計算はできるけれど年末調整の仕組みを誰も理解していない」などの抜け穴が生じるため、急ぎの案件やいざというときのトラブルに弱くなる可能性があるでしょう。
税務調査が入ったときに知識のある人がおらず、慌ててしまう企業も少なくありません。
そのため、少人数でも経理知識のある人材は確保しておきながら、外注を頼ることが理想です。
後進を育成するという意味でも、特に注意しておきましょう。
経理業務だけを外注する場合、部署間の不公平感を生みやすくなります。
「なぜ経理部だけ負担を軽くするのか？」という疑問が生まれ、同じくバックオフィスである総務・人事・労務・法務・庶務などから不満が相次ぐ可能性があるでしょう。
場合によっては複数部署で外注を検討するなど、対策が必要なケースも出てきます。
どうしても経理業務だけを外注する場合、意義・目的・理由を含め広く伝達する必要があります。
前述したような外注のメリットをしっかり伝えて社員からの共感を得ておけば、納得感の高い施策として受け入れてもらえるでしょう。
同じく経理部内にも意義や目的を浸透させ、ただ業務を楽にするためだけの施策ではないと理解させておくことが重要です。
最後に、経理業務を外注する前にチェックしておきたい確認事項を紹介します。
外注を効果的な施策に変えるためにも、参考にしてみましょう。
経理業務の外注先は、下記のように多岐に渡ります。
経理業務特化型の外注業者
フリーランス
オンラインアシスタント
税理士事務所・公認会計士事務所など
経理業務特化型の外注業者であれば、「記帳業務だけ依頼したい」などピンポイントでの外注も可能です。
オンラインアシスタントやフリーランスも同じく任せる作業を限定しやすいメリットがありますが、作業のクオリティや担当者の経理知識に差が出やすいため事前にしっかり確認しておきましょう。
税理士事務所・公認会計士事務所であれば、独占業務を含む専門性の高い仕事を任せられます。
ただし顧問契約を締結する必要があり、コストが高くなりがちである点に注意が必要です。
どの手法でもメリット・デメリットがありますので、自社に合った依頼先を見つけていきましょう。
対応窓口を一本化するためにも、社内に担当者を最低ひとりは置いておきましょう。
発注側の要望を伝えたり、外注先から連絡を受けて細かな打ち合わせをしたりする際に役立ちます。
また、検収を担当する場合は経理知識のある人材をアテンドするなど、個別の対策をすることをおすすめします。
経理部が既にある場合は、そのなかから適任者を選定することが近道です。
まだ経理部が独立していないベンチャー企業・スタートアップ企業などの場合、適性や本人の希望も加味しながら選定するか、プロジェクトチームを立ち上げるなどして対策していきましょう。
外注することでどれくらいのコストが生じるか、内製化した場合のコストと比較して本当に安く抑えられるかを検討します。
また、業者ごとに料金プランが異なる場合もあるため、各社から見積もりを集めながら比較・検討していくのがよいでしょう。
併せて、見積もりに含まれる内容を比較することも大切です。
例えば記帳業務だけを外注する場合、仕訳ごとの単価がいくらなのかを比べる必要があります。
どこまでの作業が見積もりに含まれているのか、オプションなどの費用が含まれているのかもチェックし、最終的に支払うトータルコストで比較することをおすすめします。
全て込みでの金額が分かれば金額イメージもつきやすいため、参考にしてみましょう。
経理業務を外注する場合、納期とクオリティには妥協しないことをおすすめします。
納期をしっかり定めないまま発注してしまうと、決算や納税など最終期限に間に合わなくなる恐れがあります。
必要であれば急ぎ納期で発注するなど、対策をしておきましょう。
また、作業にミスがあると検収や再作成に時間がかかる場合があります。
過去の実績や取引内容などを参考にして外注先を選定することに加え、初めての依頼であれば余裕を持った納期で依頼するなどトラブルに備えておくのが理想です。
どうしてもクオリティ面で不安があれば、経理業務特化型の外注業者など専門性の高い業者を選定し、リスクを回避しておくことをおすすめします。
自社・外注先共にセキュリティレベルをチェックし、機密情報や個人情報を流出しないよう対策しておくことが肝心です。
特に自社の財務に関わる内容や社員の給与情報については、データにパスワードをかけたりクラウド上でやりとりしないなど厳重な管理を意識しておきましょう。
データを社外に持ち出せないシステムを構築している・プライバシーマークを取得しているなどの対策を施している業者であれば、より信頼できます。
依頼先を選ぶ基準のひとつとして、取り入れておきましょう。
経理業務の外注には、メリット・デメリットの両方が存在します。
外注による負担軽減やDX化・働き方改革の促進を第一に考えるのであれば、外注は非常に有効な手段となるでしょう。
また、自社でやるよりもコストを抑えやすそうであったり、検収の手間を簡略化できたりする場合も外注のメリットが高くなります。
なかには、記帳など経理業務特化型の外注業者も存在します。
まずは自社に合った外注先を選定し、メリットをより多く得られるよう工夫していきましょう。
