記帳代行はこんな方におすすめ！
企業から税務関係の業務を一任されているものの、
データ量が多すぎて他の業務に支障が起きる可能性のある税理士におすすめです！
- 「企業の社員に記帳業務を任せられない」
- 「経理が急に辞めてしまって記帳も任せられている」
- 「経理体制を考え直して、業務内容をシンプルにしたい」
このように感じている税理士の皆さん！記帳代行という便利なサービスがあることをご存知ですか？
では、記帳代行を依頼しようか悩んでいる方のために、おすすめな人の特徴や実際の活用例、外注するときに知っておきたい注意点などをまとめてお伝えしますね。
記帳に関する業務を全て業者に外注したい人におすすめ
「記帳を企業の社員が行う余裕がない」
「できるだけコストを削減して記帳業務を行いたい」
整理されていない領収証や請求書の整理から始まる記帳業務はとにかく時間がかかります。記帳に時間をかけていると、他の仕事に手が回らなくなるので外注を検討したいという方には
記帳の丸投げがおすすめ！
記帳を企業の社員に任せると、新しく経理部門のスタッフを集めるために時間とコストがかかる…だからといって自分で行う余裕はない、と感じていませんか？
他の税理士や会計事務所のプロに任せるにはコストがかかりすぎるのが現実。
外注しようと思っても、なかなか踏み出せません。
それならコストカットのためにも、記帳代行を専門にしている代行業者に依頼するのが賢い選択ですよ！
記帳作業が必要な時だけ代行を依頼したい人におすすめ
普段の税務処理は自分でできるけど、
データ量が膨大な記帳業務や決算期前に溜まった書類を整理して、データ化する作業は外注したい…
経理業務をシンプルにして、効率を高めるには必要な時に必要な量を
外注することがポイント！経理専門の社員を常時雇う必要性は感じないから、記帳が必要な繁忙期のみ外注したいと思いませんか？
記帳代行の経験を積んでいるプロに任せれば、面倒でデータ量が膨大な記帳も
スピーディに完了します。作業時間が短くなるだけではなく、入力ミスが生じにくくなるので、企業の正確な業績、経営状態を把握する事に貢献しますよ。
記帳業務に時間を取られすぎている人におすすめ
税理士にしか行えない仕事があるのに、
基本的な経理の知識さえあればできる記帳に時間を取られすぎている…と感じませんか？記帳に振り回されず、税理士として他にできる業務に専念したいと思われる事でしょう。
数字や項目の入力は非常に単調で面倒な作業です。
記帳からは逃れたい！と思うのは当然。では、記帳代行に作業を任せて、代行業者では行えない税理士の仕事に専念しましょう。
逆に、記帳以外の仕事で領収書や請求書の整理まで手が回っていない…という場合も
記帳代行を利用するようおすすめします。
記帳代行を初めて検討される方へ
経理は会社が安定し成長していくために重要な役割を担っています。その中でも記帳は基本的な業務であり、会社の資産が増減するたびに記録に残し、後には正式な帳簿に必要なデータとなるのです。
重要ではあるものの、実際の作業は非常に面倒。誰かに任せて本業に専念できないだろうか…と考えて記帳代行サービスに行き着いたのではないでしょうか。
ズバリ、記帳代行は企業から経理関係を依頼されている税理士にとって
メリット大！
- 経理人員を増やすコストをカット
- 本業の安定
- 経理業務の効率化
単純な入力作業や簿記・会計の知識を必要とする業務、専門知識が求められる業務それぞれに適切な人材を確保して、給与を支払うには多くのコストがかかります。税理士にしかできない業務は行い、記帳代行に任せられる業務は丸投げすれば、
コストカットや業務の効率化につながるのです！
記帳代行サービスで行われている業務の種類や内容は外注先の業者によって違います。
この記事では、
「ビーアウト」で行っている記帳代行サービスを基準にして種類なサービス内容を紹介していきます。
記帳代行サービスに依頼したのに、
データの入力や整理は自分で行うように言われてしまった！領収書や請求書は整理していないと対応してもらえない！といったトラブルが生じることも…
せっかく記帳代行を外注するなら、自分の希望を通したいですよね。
ビーアウトが行っている記帳代行サービスの種類、つまり
入力コースは3種類！
この他にもオプションがあり、記帳作業の納期や納品されるデータの形式を選べるようになっています。
記帳前の書類がどれほど整理されているかによって、1番便利なコースを選べます！
ここからは、記帳代行の中でも種類が分けられているコースの違いやそれぞれの特徴について説明していきますね。
データ入力コース
最もコストを節約できる記帳代行サービスの種類がこちら！データ入力コースはすでに用意されているデータを基準にして入力するサービスです。
企業または税理士が作ったデータをもとにしているため、請求書や領収書のデータ化を代行業者がする必要はない…だからこその
格安コース！
「領収書や請求書はすでにPDF化されて自分の元に届く」「費用の増減に関する書類のデータ化なら手を煩わされることなく簡単にできる」というのであれば、
データ入力コースがおすすめ！
面倒な記帳を外注するにしても、できるだけ費用は抑えたいですよね！経理部門のコストカットが目的で、記帳代行を検討しているなら尚更安いコースを選びたいはず。
入力支援コース
先程のデータ入力コースと違うのは、
データを作らなくても記帳の入力作業を代行してくれることです。
「領収書や請求書はまとめてあるけど、データ化するのは面倒だし、そんな時間はない！」と困っていませんか？入力支援コースなら、書類のデータ化もサポートしてもらえるので、
自分で入力する手間を省けるのがメリット！
領収書や請求書をA4サイズの用紙に貼り付けて提出すれば、あとは丸投げできます。
「紙の状態で整理はしてあるけど、仕分けをしたり入力したする面倒な作業はごめんだ…」と感じている方も
安心してください！記帳代行サービスの入力支援コースを依頼すれば、
提出する書類をもとにデータ入力を行ってくれますよ。
お任せコース
記帳代行サービスの中で1番値段は張るものの、
記帳業務を丸投げして楽がしたい方にはおすすめ！
「領収書や請求書などの記帳するべきデータが全く整理されていないけど、どうしよう…」と思っていませんか？決算期が迫っているときや、量が多すぎるときは何から手をつけたらいいのか分からず
頭を抱えてしまいますね。
そんなときに記帳代行サービスの
お任せコースはぴったり！書類をバラバラに管理していても、代行業者が入力作業の前に書類の整理をしてくれます。A4用紙に貼り付けてくれるので、その後の保管もしやすい！
記帳代行サービスのオプションは？
特急サービスとスキャンデータ納品。
外注する記帳代行業者によって、設けているオプションサービスは違います。
決算期が目前に迫っていて、正式な帳簿など税務書類を作成するために記帳が必要！で作業する時間がない…早めに外注しておけばよかった…
こんなときに「ビーアウト」では、
5営業日に納品してくれる特急サービスを利用できます。記帳の完了期限が1週間後に迫っていても、すぐに依頼すれば間に合うかも…
絶望するタイミングで期待の星が見えるオプションですね。
データは紙媒体の書類ではなく、PDF化して納品して欲しいという要望にもオプションサービスで応えてくれます。提出した請求書や領収書をスキャンしてPDF貸してくれるので、
記帳後の書類保管や整理が簡単になりますよ！
記帳代行の活用例
記帳代行が必要になるケースは様々です。
- 経理部門が企業の成長についていけず会計処理がたまる
- 経理担当の急な退職
- 事務作業から解放されたい
- 記帳業務でサービス残業が行われている
- 他の仕事に集中したい
量が多いと多の仕事に支障が出て、入力作業が面倒な記帳業務。代行業者に外注することを決めるケースは様々です。
「実際に記帳代行を利用した人は、どんなメリットを感じているのだろうか」と思いませんか？
記帳代行の活用例を見れば、
自分もぜひ取り入れたい！と思うこと間違いなし。これまでの活用事例を簡単に紹介していきますよ。
記帳代行の活用例① 企業が急成長し会計処理が追いつかない
企業が介護事業をスタートさせた途端、急成長したA社。
経理部門は企業の膨大な売り上げについていけず、会計処理はたまる一方。
経理の求人広告を出すものの、なかなか応募はありません。
1回の求人にかかるコストは約10万円です。年に4回求人広告を実施したため、約40万円のコストがかかりました。
その後、採用した人材は膨大なデータ量を扱いきれず退職。会計処理が追いついていない状況で、経理人材を採用するためにかけたコストは
年間250万円近くに膨れ上がっていました。
記帳代行に外注するようになってからは、
年間コストが大幅に削減！月額約60,000円。年間でも72万円。
約3分の1のコストカットにつながったのです。
記帳代行の活用例② 事務作業から解放されて本業に集中したい
取り扱っている商品の幅が広いB社。
経理担当者が突然退職したため、臨時の職員が会計を担当することに！
営業業務についている人たちにまで事務作業の負担が生じたため、企業の成長に繋がる営業の機会まで記帳作業のせいで奪われてしまうことに…。
記帳代行業者に依頼して、現場体制を見直し過去の帳簿をチェックすることで新しい経理体制が始まりました。
記帳は外注先に丸投げすることで、営業に集中することができるようになり、通常のサービス提供を行えています。
記帳代行の活用例③ 勤務時間外の記帳作業を外注
顧客が集まりやすいC社は勤務時間のほとんどがサービスの提供に費やされています。経理の業務を行う時間は勤務時間が終了してから…。
サービスの提供で疲れ果てた体に鞭打って記帳作業を行う毎日でした。面倒な入力作業に睡眠時間を奪われ、勤務時間中のサービスにも支障がきたされる心配が出てきた中で記帳代行の活用を始めました。
記帳代行プライベートな時間を奪われることがなくなったため、サービスの品質確保や安全にもつながっています。
記帳代行ってすごい！と思われたのではないでしょうか。
そうなんです、記帳代行を活用すれば、自分の仕事に集中して企業の成長に貢献できます。
面倒な事務作業に手間取られることはもうありません！
記帳代行の注意点
記帳代行サービスを提供している業者を選ぶときには注意！
早速、記帳代行を活用してみたい！と思ったら注意することも。
- 決算申告をする人が誰なのかをはっきりさせておく
- 違法行為に該当するサービスがないかをチェック
- コミュニケーションがスムーズにとれる業者
- シンプルでわかりやすい価格設定
- 契約を解除する方法がはっきりしているか確認
記帳は決算申告に必要なデータになります。
記帳してくれた業者が決算申告も知れくれるの？
- いいえ、記帳は代行できても決算申告ができるのは納税者本人か税理士のみ。記帳を依頼するときには決算申告まで丸投げした気にならないように注意しましょう。
税務申告書類の作成や申告は税理士にしかできないこと！記帳代行サービスの一部に含まれている場合は注意しましょう。
ただの外注先であっても、契約を交わす重要な取引先です。
コミュニケーションをスムーズにとれるかどうかはポイント！会社の経営状況を見られるため、重要な情報を預けても大丈夫な業者かどうかを
自分の目でチェックすることも大切ですよ。
価格の安さを重視するなら、
料金設定が明確な業者を選ぶようにしましょう。「2期目の契約料金が高くなっている！」「実際は最低料金よりかなり高い価格だった…」などの価格に関するトラブルは多いのが事実。
忘れてはいけないのが
「契約解除の条件」。
契約することばっかり考えていると、契約解除したいときにスムーズにいかないことがあります。記帳代行業社は基本的に1ヶ月単位の契約であり、
業者を簡単に変更できるのが大きな利点です。
じゃあ、ひと月ごとに考えればいいのでは？
しかし、一つの契約を解除するには事務作業が必要。毎月、記帳代行の外注先を変更していると精神的にも負担がかかります。
記帳代行のシステムによっては1年間の縛りがある場合も…。
依頼するときには契約解除の条件がついていないか、
妥当な条件かをチェックするようにしましょう。
記帳代行業社に依頼すると、会社のお金の流れが明らかになります。
重要な情報を見せても大丈夫！と判断できる業者を選ぶようおすすめします。
- 「企業から任せられている税務業務が多すぎて記帳に手がつけられない」
- 「誰にでもできる記帳の入力業務は外注したい」
そんな時は、面倒で時間のかかる記帳業務を記帳代行業社に任せて、
自分の本業に集中しましょう！
