記帳代行を1仕訳15円～で代行します！業界最安値挑戦中！
記帳は、業種を問わずどんな企業にも欠かせない経理業務です。
万が一記帳が誤っていると税金申告や決算のタイミングで非常に手間取ることが予想されるため、正確性とスピードを両方重視して進める必要があるでしょう。
今回は、記帳代行サービスを利用するメリットについて解説します。
業務効率化に最適だとされている理由についても触れますので、アウトソーシングを検討中の方はぜひ目を通してみましょう。
まずは、記帳代行が注目を集めている理由を確認してみましょう。
多岐に渡る業種だけでなく、大企業から中小企業に至るまで幅広くサービスが浸透している理由が分かります。
記帳業務には簿記の知識が必須であり、非常に専門性が高いとされています。
簿記を知らずに記帳業務を担当してしまうと、毎回細かく調べながら作業せざるを得なくなり、大幅に業務効率を損ねてしまうでしょう。
場合によっては税務上不利益な経理処理をしてしまったり、知識不足が原因で脱税を疑われるような経費計上をしてしまったりすることも考えられます。
また、決算や納税のタイミングで重要なデータであるため、ミスが許されないというのも大きなプレッシャーとしてのしかかります。
自社内に記帳業務に長けた人材がいれば問題ありませんが、そうではない場合は無理せず専門家を頼りましょう。
ミスなく確実な作業をしてもらうことが、後々の業務短縮につながります。
記帳代行サービスは選択肢のひとつとして、大いに広がりを見せていることが分かります。
記帳業務は毎月必要なルーティン業務であり、負担が大きいことでも有名です。
経理部門の人的リソースを十分に確保できていない場合は、残業や休日出勤をさせて無理矢理業務を回すこともあるでしょう。
特に締切が設けられている決算期や税務申告のタイミングにおける負担は大きく、月次・週次・月次・年次単位で細かなタスク管理が不可欠です。
これらのルーティン業務負担を軽減するために、記帳代行を活用している企業も少なくありません。
経理部は、数字を根拠にした経営戦略を役員層に向けて提案できる唯一の部署でもあります。
ルーティン業務ばかりに手間取られて新しいチャレンジを阻害しないよう、アウトソーシングによる工数削減を狙ってみてはいかがでしょうか。
次に、記帳代行を利用するメリットを解説します。
どんなメリット・効果が得られるかを学び、自社で導入したときのイメージを膨らませてみましょう。
記帳代行を利用することで、経理部の人材が記帳業務から解放されます。
業務量そのものを減らせるため負担が軽くなり、無理な残業・休日出勤をすることが減るでしょう。
その分、空いた時間を使って「戦略経理」として積極的な経営提案をするような働きができたり、後進の育成・マニュアルの作成・ナレッジの蓄積などに集中できたりする可能性が高まります。
まずは、自社が経理部にどんな働きを求めるか、明確にしてみるとよいでしょう。
最低限必要なルーティン業務だけをミスなくこなしてほしいのであれば、記帳ができる人材を雇い、自社内で完結させる方法もあります。
しかし、ルーティン業務以外の働きを期待するのであれば、ルーティン業務のボリュームを減らすためにも記帳代行を活用することがポイントとなりそうです。
経理部署の負担を軽減することは、ワークライフバランスを意識した組織運営につながります。
残業や休日出勤を減らせれば従業員のプライベート時間を確保しやすくなるため、オン・オフをしっかり分けた働きをしてもらいやすくなるでしょう。
健全な時間に帰社してもらうことでストレス軽減や体調管理効果も期待でき、健康経営への第一歩としても効果的です。
近年、厚生労働省や経済産業省がワークライフバランスを取ることや働き方改革に向けて大きく舵取りをするようになりました。
求職者のニーズも徐々に変わっていくことが予想されますので、記帳代行などのアウトソーシングサービスを上手に活用して社内改革をおこないましょう。
多くの記帳代行では紙ではなくデータ形式で納品するため、業務ツールへデータをインプットしたいときにも便利です。
政府が手動しているオンライン申請システム「e-Gov」や各種クラウドサービスに対応しているフォーマットで作成してもらえれば、納品してもらった後の工数も削減しやすくなるでしょう。
DX化（＝デジタルトランスフォーメーション）も叶いやすくなり、自社の財務状況を可視化しやすいというメリットも生じます。
これまで紙で記帳業務をしていた企業は、これを期にDX化を狙ってみるのもひとつの手段です。
膨大な紙情報をデータに起こすスタートダッシュの部分だけでも、外部サービスを使ってみるのはいかがでしょうか。
記帳作業をExcelやシステム上で実施することは、ペーパーレス化にもつながります。
大量の書類を毎回コピーする手間を減らせるだけでなく、コピー時の紙代・インク代・光熱費を削減可能です。
また、書類を保管する倉庫費・ファイリングやクリアポケットなどのオフィス用品費・複数支店間で紙資料をやり取りするための郵送費などもカットできます。
経理部は、営業やマーケティングと異なり直接的な利益を生みづらい部署でもあります。
徹底したコスト管理をすることで企業経営を助け、財務状況を改善していくことができれば、社内での立ち位置も変わっていきそうですね。
記帳業務はボリュームが大きいルーティン業務であるため、なかには記帳専任の担当者を雇用している場合もあるでしょう。
企業規模が大きくなればなるほど人員が必要であり、採用コストが膨らむことに頭を抱えてしまう経営者も多いのではないでしょうか。
このような場合は、記帳代行を定期的に活用し、記帳専任の担当者を雇用しない方策を探るのが効果的です。
毎月支払う人件費を削減できるためコストカット効果が高く、担当者が退職・体調不良やメンタルヘルスによる休職・産休を取る度に新任を探す手間もかかりません。
1から教育し直す手間暇も削減できることも、大きなメリットです。
税理士事務所・公認会計士事務所など士業も、記帳代行を実施しています。
しかし顧問契約が前提となることが大半であり、記帳代行だけを依頼したい場合は割高になってしまうでしょう。
また、同じ額が毎月かかるためランニングコストが高く、契約解除のハードルが高いことも難点です。
税務・会計関連のコンサルティングを併せて依頼したい場合には有効ですが、代行業者として活用するのには向きません。
記帳代行に特化したサービスを利用した方が、トータルでの外注コストを抑えられるのです。
最後に、記帳代行をより効果的に活用するポイントを紹介します。
記帳代行は非常に便利なサービスですが、いわゆる「丸投げ」して自社の財務状況を可視化する術を完全に放棄してしまうことも問題でしょう。
メリットを正しく受けるためにも、下記のような項目を意識しておくことが大切です。
まずは、記帳代行の実績が多いサービスを活用しましょう。
前述した通り、記帳業務は簿記知識が必要かつ専門性の高い業務です。
オンラインアシスタントサービスやフリーランスへの依頼など外注にはさまざまな選択肢がありますが、適当な業者に依頼してしまい、記帳の内容を大幅に間違って納品されることだけは避ける必要があります。
そのため、外注サービスごとに異なる得意分野を調べ、記帳代行に強い業者を選定するのがおすすめです。
記帳代行に特化したサービスでは経理経験豊富な人材を多数抱えているため、依頼へのハードルが下がるでしょう。
最初からまとまった記帳を依頼せず、スモールステップで導入していくのがよいでしょう。
依頼先業者の作業クオリティに万が一問題があった場合、修正工数の方が多くなり、「こんなことなら最初から内製化しておけばよかった」と後悔する可能性が出てきます。
また、記帳代行にアウトソーシングする際は、自社で領収書・請求書・通帳のコピーなどを揃えておく必要があります。
いつものこまめなルーティン業務であればスキマ時間を活用して準備できるものでも、まとまった量となるとそれなりに時間がかかるでしょう。
却って現場から不満が噴出しやすくなりますので、まずはスモールステップで導入し、様子を見ていくことがポイントです。
データを揃えたいタイミングから逆算し、期限には余裕を持って依頼しましょう。
特に、初めて記帳代行を利用する場合は勝手が分からず、打ち合わせや書類の準備に手間取る可能性があります。
納品されたデータの検収や万が一ミスが発覚したときの修正もいつも通りに進むとは限りませんので、早めに依頼してリスクヘッジを図るのが理想です。
また、記帳代行によっては期限直前の依頼の場合特急料金がかかるケースがあります。
年度末・年末年始・決算期・税金申告期などは依頼が殺到することもあるため、ハイシーズンに依頼するのであれば尚更早めの相談を意識しておきましょう。
記帳代行も、大企業の子会社が提供しているような大型サービスから、税理士など士業経験社が独立・開業してできた小さなサービスまでさまざまです。
なかには記帳代行にだけ特化したサービスもあり、ビジネスアウトソーシングの枠を超えて専門性にフォーカスを当てているケースもあるでしょう。
そのため、まずは複数の業者を比較・検討してみることをおすすめします。
コストはもちろん、取引実績・得意分野・納期・アフターフォローの質などに違いが現れやすいため、特にチェックしたいポイントです。
可能であれば口コミや評判を調べたり、同業他社との取引実績を調べたりしつつ、より信頼性がありそうな業者をピックアップしてみるとよいでしょう。
記帳業務に必要な情報は、本来であれば社外秘となる重要なものです。
万が一外部に流出してしまった場合、自社の財務状況が競合他社にも丸裸になったり、どの業者とどれくらいの取引をしているかが伝わってしまったり、非常に大きなリスクを抱えることになるでしょう。
原因が記帳代行業者にあったとしても自社が責任を免れることはできず、取引先や株主からの信頼失墜につながるケースもあります。
依頼先のセキュリティ対策はしっかり確認し、万全の体制を敷いている業者を選定しておきましょう。
また、データを納品される側である自社のセキュリティ対策も見直しておくことをおすすめします。
プライベートのパソコン・スマートフォンに同期している、セキュリティ対策ソフトをインストールしていない、パスワードをかけることなく共有フォルダに格納しないなど、基本となるルールをもう一度チェックしておくとリスクを避けられます。
完全に記帳代行に頼り切ってしまい、自社に記帳スキルを持つ人をひとりも置かないことも問題です。
税理士事務所や公認会計士事務所などいつでも相談できる顧問士業を抱えている場合を除き、自社内にも最低限の記帳ノウハウは蓄積しておきましょう。
急な記帳業務が必要になったときや少しの手直しをする際に、必ず役立ちます。
また、納品された記帳データと実際の数字が合っているか検収するうえでも必要なスキルです。
記帳代行はあくまでも業務効率化を図るためのものだと理解し、ノウハウやナレッジの蓄積自体は手放さないようにしておきましょう。
記帳代行を利用することで、経理部署の負担を軽減するメリットが得られます。
ワークライフバランスを意識した経営ができたり、DX化やペーパーレス化と相性がよいなどのメリットもありますので、積極的に活用してみるとよいでしょう。
コストパフォーマンスを重視しつつ業務効率化を図りたい企業にもおすすめです。
また、依頼の際にはコスト・クオリティ・納期・セキュリティ対策などの観点から業者を比較し、自社に合った依頼先を見つけることが重要です。
期限に余裕を持つことで外注コストを削減できるケースもあるため、併せて検討してみましょう。
