記帳代行を1仕訳15円～で代行します！業界最安値挑戦中！
経理代行サービスは、外部に経理業務を委託できるアウトソーシングサービスのひとつです。
自社負担を効率よく減らして本業に集中する環境を整えやすく、人的コストや教育コストの削減にも効果があるとして、多くの企業で導入されてきました。
今回は、経理代行サービスの選び方を紹介します。
事前にチェックしておきたいポイントをピックアップしながら、経理代行サービスの概要も説明していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
まずは、経理代行サービスに委託できる業務を知っておきましょう。
自社がどの分野で特に悩みを抱えているのか分かれば、見積りを取得する際にも便利です。
経理代行サービスの多くは、経理部の基本的な業務である記帳業務を請け負っています。
税金申告の際にも必ず必要な情報であり、明確な期限を決めたうえでミス・抜け・漏れなく処理するスキルが必要であることから、外部の専門業者を頼る企業も少なくありません。
なかには領収書・請求書・通帳のコピーなど最低限必要な情報を提供するだけで、自社フォーマットに合わせて入力してくれるサービスもあるため便利です。
オンラインアシスタントサービスでは自社で採用している会計システムへのログイン権限を付与し、システムに直接情報入力してもらうこともできるため、相談してみましょう。
経営状況をリアルタイムで可視化するためにも、正確かつスピーディーなルーティンワークと確立するためにも、利用するメリットが高いと言えます。
毎月の給与計算も、ミスや遅れが許されないルーティンワークのひとつです。
出退勤履歴はもちろん、遅刻・早退・欠勤の反映や有給休暇管理も必要であり、どの企業必ずおこなっている業務でありながら実は煩雑な手続きを要することが多いでしょう。
また、算定や社会保険料率改定のニュースを漏れなくチェックして反映させる必要があり、労務管理に関する専門知識が要されます。
これらの手間を削減するためにも、経理担当者に全社員の給与を開示しないためにも、外部業者を活用している企業が多いのです。
タイムカード・有給管理簿・社員台帳を提出するだけで全てデータに起こしてくれることも、大きなメリットだと言えるでしょう。
掛取引を実施している企業では、売掛金・買掛金の管理が必要です。
なかでも売掛金は後日回収しなければいけない債権であり、厳重な管理が求められます。
時効があるためミスを後から見直すにも限界があり、可能であれば一度で正確な情報を把握したい業務です。
思わぬ損失を防ぐため、外部の力を借りて正確にデータ化するのがよいでしょう。
税務調査のメスが入りやすい部分でもありますので、外部の力を借りてリアルタイムに状況を可視化していくことがポイントです。
記帳代行で起こしたデータをもとに、決算・申告業務をしてもらうことも可能です。
申告書・届出書・申請書類などの作成方法が分からない企業にとっては大きな助けとなることが多く、なかには作成方法を指導してくれる業者も存在します。
ただし、税金申告など税務代行業務は税理士のみが担当できるため、注意しておきましょう。
税理士独占業務を資格のない人に依頼してしまった場合、違法性に問われる可能性があります。
税理士事務所もしくは税理士が在籍している公認会計士事務所などを活用し、経理代行と掛け合わせながら活用していくのがおすすめです。
年末は通常業務だけでも忙しくなりがちななか、年末調整が重なって経理部が多忙を極めることも多いでしょう。
扶養控除申告書・保険料控除等申告書・生命保険控除証明書・給与台帳などを揃えるだけでも一苦労で、ミスなく年末調整を終えるにはかなりの労力を要します。
経理代行サービスは年末調整期にのみスポットで活用することもできるため、人的リソースを大幅に超えてしまいそうなタイミングがあれば活用してみることをおすすめします。
早期の段階で相談しておけば早めの納品が期待できるケースもありますので、ポイントのひとつとして押さえておきましょう。
ここでは、経理代行サービスを選ぶ際のポイントを紹介します。
いくつかのサービスを比較・検討するにあたり、基準となる要素をピックアップしていますので、事前にチェックしてみることをおすすめします。
前述したような経理代行サービスの対応業務のうち、どこまで委託できるか確認しておきましょう。
例えば、経理業務の全てを一貫して担当できる税理士事務所のようなサービスもあれば、記帳代行のみに特化したサービスも存在します。
まずは自社の経理業務を洗い出し、特に時間とコストがかかっている業務がどれか、リストアップしてみるのが近道です。
外注することで業務効率が上がりそうなものがあれば積極的に外部へアウトソーシングし、自社負担を軽減していきましょう。
依頼までのフローを確認し、最低限自社で用意すべき情報やデータを把握します。
提出する領収書ひとつ取っても、いつまでにどの期間の領収書を揃えておくべきなのか、ファイリングされた紙の領収書でいいのかデータ化しておくべきなのかによって依頼完了までの負担は大きく変わります。
一見コストが安いように見えても、自社でやらなければいけない工数が多い場合、期待していたような負担減にはならないかもしれません。
反対に、紙の領収書・請求書でも問題なく受け付けてくれて、整理整頓まで一貫して対応してくれる経理代行サービスであれば依頼までの負担も軽減できます。
フローを確認し、どこまで自社で内製化すべきかチェックしておくことをおすすめします。
コストが予算内に収まるか、見積りを取得して試算しておきましょう。
経理代行サービスの料金プランは会社によりさまざまですが、大きく分けて2つの手法が存在します。
ひとつ目は、作業量に応じて課金される手法です。
仕訳の数が多ければ多いほど高く、少なければ少ないほど安くなります。
また、既にデータ化してあるExcelファイルなどがあると見積りが安くなるケースもあり、どこまで任せるか次第でコストが変動することが特徴です。
ふたつ目は、作業時間数に応じて課金される手法です。
オンラインアシスタントサービスなどに多い手法であり、時給制でスタッフを雇うようなイメージするとよいでしょう。
自社で1から新規スタッフを探して雇用する手間をかけずに経験者の力を借りられるため、コストパフォーマンスに優れています。
ただし、教え方や担当者のスキル次第では想定以上に時間がかかってしまうこともあり、必ずしも見積りと同じ費用になるとは限らない点に注意が必要です。
納品スピードをチェックし、自社が欲しいタイミングまでに納品してくれるサービスを選びましょう。
特に、年末調整が重なる秋以降・年末年始・年度末・四半期決算のタイミングには経理代行サービスへの需要が高まります。
早めに相談しておけば通常料金が適用されるものの、直前かつ急ぎの依頼である場合は特急料金がかかるケースもあるため、こちらも見積りで判断していく必要があります。
業務量によって変動する項目でもあるため、公式HPなどを参考にしながら相談してみるとよいでしょう。
作業クオリティに関する評判・口コミを収集したり、クオリティ維持のためにおこなっている取り組み内容を比較したりするのも効果的です。
経理業務は特にミスや抜け・漏れが許されない仕事であるため、コスト以上にクオリティを期待した方がよいでしょう。
ミスが多いと検収作業に時間がかかるほか、修正のためにスケジュールがズレ込むなどのデメリットも生じます。
そのため、記帳代行を依頼したいのであれば記帳代行業者に、税務申告を依頼したいのであれば専門知識を持つ税理士事務所に依頼するのがおすすめです。
それぞれの得意分野に合わせて依頼することが、成功への近道だと言えるでしょう。
記帳を含む経理業務は非常に機密性が高く、外部への情報流出を特に避ける必要があります。
なかには給与など個人情報に該当するものや、自社の経営状況が丸わかりになってしまうような財務情報もあり、十分な配慮が必要です。
そのため、プライバシーポリシー（個人情報保護方針）を明確に掲げている業者を選定し、安全・安心を保つのがよいでしょう。
また、スタッフへの情報セキュリティ教育を徹底している業者や、パソコン等の作業環境が自社ネットワークのみにしか接続しておらず外部への情報流出を物理的に防いでいる業者であれば、更に信頼度が高まります。
外部からの不正アクセス・ハッキングだけでなく、悪意のないヒューマンエラーにも十分対策していることが分かれば、依頼へのハードルも低くなるでしょう。
RPAやAIを活用した自動システムを活用しているか、全て手作業で実施しているかによって、クオリティに差が出るケースがあります。
自動システムを使うことでスピーディーな納品が期待できますが、一方で手書き文字やアルファベットなどの正確な判別ができず、検収時に手間取る可能性を否定できません。
手作業であれば、ある程度日数を確保しさえすれば正確かつ人の目でダブルチェックしてもらうこともできるため、上手に活用していきましょう。
とにかくスピードを重視したい場合は自動システムを、ミスのないきめ細やかな作業を期待したい場合は手作業を選択するのがポイントです。
公開されている取引実績をチェックし、事例を参考にする方法もあります。
多くの企業に選ばれているサービスであれば、信頼と実績があることが分かるため、参考にしてみましょう。
特に、大企業から中小企業まで幅広く対応しているか、どれくらいの作業ボリュームで請け負うことが多いのか、およそのイメージを掴むことが大切です。
依頼を受けている地域・業種なども確認しておけば、大きなミスマッチを防ぐ効果も期待できます。
最後に、経理代行サービス依頼までの流れを紹介します。
ひとつずつステップを追っていきますので、これから初めて利用しようか迷っている場合にお役立てください。
複数の経理代行サービス依頼を比較・検討し、気になった業者があれば見積り依頼をしてみましょう。
多くの場合、公式HPのメールフォーム・チャットボットなどオンラインで相談可能です。
急ぎの依頼をしたい場合や細かなシステムを事前に質問しておきたい場合は電話した方が早いケースもありますので、都合に合わせて選択していきましょう。
依頼した内容に応じて、見積りの返答が届きます。
どんな業務をどれくらい、いつまでに納品を希望するかによって金額は変動しますので、目安のひとつとして捉えておくのがよいでしょう。
見積りをチェックする際は、分かりやすく簡潔な内容にまとまっているか、提示された金額の他に必要な料金がないかを見ることがポイントです。
手数料やオプション費用が含まれているかも見ながら、単価だけでなくトータルコストを試算してみると分かりやすくなります。
内容に納得できれば契約・注文のステップに進みましょう。
経理代行サービスから依頼された必要情報を渡し、作業に着手してもらいます。
代表的な必要書類として下記が挙げられますが、依頼内容に応じて変動しますので、都度確認するのがよいでしょう。
・法人名義の通帳コピーもしくはデータファイル
・領収書
・請求書
・給与明細
・法人名義のクレジットカード明細
・売り上げや支出に関する明細
足りない情報があると記帳内容が欠けてしまうこともあるため、注意が必要です。
全貌の把握は自社メンバーでしかできないので、ここだけはしっかり時間をかけて取り組んでおきましょう。
無事に作業が終わり次第、納期に合わせてデータを納品してもらいます。
届いたデータは早めに開いて内容をチェックし、大きなミスや認識のズレがないか確認しておきましょう。
一度検収して料金の支払いが済んでしまうと、後日の修正対応が難しくなるケースもあります。
社内で経理代行サービスに関するフィードバッグをおこない、今後の利用可否を検討しておくのもよいでしょう。
経理代行サービスは、経理部の業務負担軽減や業務効率化に大きく貢献してくれることが強みです。
幅広い業務に対応しているサービスもあれば、記帳代行専門業者など特定の内容に特化しているサービスもありますので、自社に合ったサービスを選定していきましょう。
今回紹介したような選び方を参考に、コストもパフォーマンスも重視しながら選んでいくのがおすすめです！
