記帳代行を1仕訳15円～で代行します！業界最安値挑戦中！
平成26年1月の税法改正によって、全ての事業者に義務づけられました。
法人・個人を問わず記帳が必須となり、経理部社員がルーティンワークのひとつとして取り組んでいるケースが多いでしょう。
しかし、必要な業務とはいえ多くの労力がかかり、ルーティンワークだけで精一杯になってしまう経理部社員もいるのではないでしょうか。
今回は、個人事業主に記帳代行をするメリットについて解説します。
実際に依頼するときのポイントや依頼方法にも触れますので、参考にしてみてください。
まずは、そもそも記帳代行を外部に委託するメリットを知っておきましょう。
現在記帳業務が大きな負荷になっている企業や、ルーティンワークの割合を減らしたい企業は、必見です。
記帳代行を利用する最大のメリットは、記帳にかける手間を大幅に削減できる点にあります。
経理部として必須業務でありながら、日々の小口現金や売掛金・買掛金などの入金管理をする「日次業務」、月単位で経営状況を可視化するための「月次決算業務」を少人数でこなすのは大きな負担となるでしょう。
株主や税務署などに提出する決算書の作成には専門知識が必要なため、「年次決算業務」のボリュームは特に大きく、会社によっては決算期の経理部は残業して当然というケースも少なくありません。
記帳代行は、これらの業務を専門的に請け負うサービスです。
手間を減らせる分、残業なしで定時帰宅できるようになったり、これまで記帳に充てていた時間を他の業務に集中したりすることができるでしょう。
ルーティンワークをこなすだけではない戦略的経理部の第一歩でもあるため、現在は多くの企業が記帳代行を活用しています。
場合によっては、記帳業務を内製化するよりも外注した方がコストを抑えられるケースがあります。
外注には当然コストがかかりますが、まずは内製化した場合とどの程度コスト差が出るか試算してみるとよいでしょう。
特に、経理経験が長いベテラン社員を中途採用している場合や、社長・役員自ら経理業務を担当している場合、内製化コストが高くなります。
その人でしかできない仕事が他にあり、ルーティンワークに時間を割かせるのが勿体ないこともあるでしょう。
このような場合には多少のコストをかけても記帳代行を活用し、それぞれの専門分野に特化した業務をするのがおすすめです。
決算にかかわる記帳業務は専門知識が必要であり、簿記知識のない人には難しく感じられることもあるでしょう。
乏しい知識のまま半ば無理矢理記帳業務を担当し、帳簿にミスが出てしまうケースもみみにします。
後からミスが発覚した場合のダメージは大きく、1から書類を作成しなおしたり再申告が必要だったり、相当な手間が生じることがあるため注意が必要です。
また、経理業務経験が浅い人材しかいない場合や社長・役員自ら経理業務をこなす場合、経理の知識をゼロから学ばなくてはいけないことも、考慮しておく必要があるでしょう。
記帳代行は元々経理の実務経験や会計・税務知識豊富な人材が担当するため、こうしたミスが起きません。
スムーズに短時間で進めてくれることから時間のロスも少なく、メリットが大きいと分かります。
プロの力を借りてヒューマンエラーを防ぐことも、リスク管理手法として有効だと言えるでしょう。
依頼先が税理士など士業スキルのある人であれば、決算書・申告書の作成までワンストップで担当してくれます。
特に専門知識と手間のいる決算業務を外注でき、本業に集中しやすい環境を作ることが可能です。
なかには、日々の帳簿管理をすることには大きな負担を感じておらず、決算書・申告書の作成にだけ頭を抱えている人もいるでしょう。
記帳代行を効果的に活用していけば、業務上のストレスや負担を軽減できることが分かります。
また、一口に個人事業主と言っても幅広く、独学で経理を勉強した人から税理士資格を保有している人までさまざまです。
自社に合った依頼先を見つけ、よきビジネスパートナーとしていきましょう。
記帳代行は、大きく分けて「個人事業主」「税理士事務所・公認会計士事務所」「記帳代行を専門とする外注サービス」の3つに依頼することができます。
ここではあえて個人事業主を選択する理由について触れますので、検討の材料としてみましょう。
個人事業主として記帳代行をおこなう人のレベルはさまざまです。
独学で経理を学んだ人から税理士・公認会計士などの資格を有する人まで幅広いと言えるでしょう。
税務相談・税務署類の作成などは税理士独占業務であるため税理士資格が必要ですが、記帳代行に資格は要らず、双方納得すれば誰にでも依頼可能です。
そのため、自社が求めるレベルの人を探しやすいのがメリットです。
「とにかく専門知識とミスのない処理を期待したいので、士業資格がある人がよい」
「外注コストをなるべく抑えるために金額重視で選定したい」
など、まずは自社側のニーズを明確にしておくことをおすすめします。
ニーズに合った人材を選定できればミスマッチも少なく、低いコストで最大の働きを得ることができるでしょう。
個人事業主は会社に雇用されていないため、請け負う業務の内容や予算を自由に設定できます。
そのため業務内容のアレンジもしやすく、マニュアルに縛られない働きを期待することができるでしょう。
例えば、日次業務・月次業務・年次業務トータルで依頼することも、特定の業務だけピンポイントで依頼することも可能です。
また、定期ミーティングの頻度を自由に設定したり、Webもしくは対面などミーティングの形式を指定できたりすることもあります。
大きな会社に委託するときほど、先方のルールに則らなければいけないことも多くなっていくでしょう。
しがらみに縛られず柔軟な対応を期待したい場合には、個人事業主への外注がおすすめです。
会社同士の契約ではなく会社と個人での契約になるため、コストを抑えやすいこともメリットです。
事務手数料や契約更新料などの諸費用は特に抑えやすく、割安で利用できる可能性が高いです。
また、光熱費やオフィス賃料など会社を継続するためのコストがほぼ必要なく、外注費そのものも低めに抑えられていることが多いでしょう。
コストパフォーマンスを重視したいときほど、個人事業主への委託がおすすめである理由が分かります。
ここからは、個人事業主に記帳代行を依頼するときのポイントを紹介します。
業務内容を柔軟に変更しやすくコストパフォーマンスに優れているのが個人事業主への委託ではありますが、ポイントを抑えないとデメリットばかりに感じられることもあるでしょう。
注意点としてチェックし、あらかじめ対策しておくことをおすすめします。
依頼先が個人事業主であるということは、当然記帳業務は先方ひとりでおこなうことになります。
税理士事務所や公認会計士事務所と違ってダブルチェックのルールがないケースも多く、複数人の目で内容確認してもらいづらくなるでしょう。
いくら専門知識がある人でもヒューマンエラーを完全にゼロにできる保証はなく、当然自社での検収が必須となります。
検収作業は厳しくおこない、万が一ミスや抜け・漏れがあったときに素早く適切に対処できるよう努めましょう。
場合によっては再度記帳をやり直してもらったり適宜ミーティングをしながら再発防止に取り組んだりする必要があります。
スケジュールには余裕を持ち、かつ自社で最低限の検収ができるだけの知識を有しながら利用していくのが効果的です。
情報漏洩対策は厳重におこない、自社情報を安易に流出させないような取り組みが必須です。
業務委託契約書を取り交わすだけでなく、秘密保持契約（NDA）を締結したり本人確認を実施したりして、相手の身元も正しく証明できるよう意識しましょう。
また、依頼先のパソコン・スマートフォン・タブレットにウイルスブロックソフトがインストールされているか、外部へモバイルデバイスを持ち出して作業する日があるかなど、細かな確認も必要です。
自社で用意した会計システムを活用する場合、管理者権限を与えず、ゲスト用IDで作業してもらうなどの対策をするのもよいでしょう。
万が一トラブルが発生したときのフローを、あらかじめ確認しておくことも重要です。
いざというときに責任が問われるのは自社であることを理解したうえで、企業への外注と同等のセキュリティレベルになるよう意識しておきましょう。
個人事業主への記帳依頼は、コストを削減できる手法として注目されています。
しかし、資格不要でできる業務であるからこそ受託側の幅が広く、なかには十分な専門知識を持たずに仕事を請け負っている人がいるかもしれません。
コストだけを重視して選定先を決めることを避け、記帳代行を利用する本来の目的に立ち返りながら慎重になっていくのがよいでしょう。
必要に応じてオンラインでの面接をおこなったり書類審査や簡単なペーパー試験を課したりするのも効果的です。
複数人を比較・検討してから選び、実績・経験・知識・実務年数などもヒアリングしていきましょう。
最後に、記帳代行を依頼できる依頼先の探し方を紹介します。
前述したメリットやポイントとなる注意点を参照のうえ、自社に合った依頼先を見つけていきましょう。
クラウドソーシングサービスとは、仕事を依頼したい側と仕事を受注したい側をつなぐサービスです。
自社が依頼したい仕事内容を公開し、応募してくれた人のなかから最適だと思われる人にコンタクトを取って契約する方法であり、個人事業主向けの転職サイトのようなイメージをするのがよいでしょう。
本人確認・NDA契約などもプラットフォーム上で完結できるほか、報酬のやり取りも一元管理できるため、面倒な契約作業が発生しないこともメリットです。
国内有数のクラウドソーシングサイトであれば登録者数も多く、応募数が集まりやすくなるため便利です。
ただし、支払いした額が全て相手の個人事業主の元に届くわけではないため、注意が必要です。
手数料やマージンが差し引かれることを想定し、スキルに見合った金額をしっかり払えるよう意識しておきましょう。
スキルマーケットは、個人のスキルを売り買いするためのサービスです。
記帳代行のような専門知識を要する業務からハンドメイドなど趣味寄りの仕事まで幅広く、副業ニーズが高まってきた昨今、特に注目を集めるようになりました。
クラウドソーシングサイトのように契約から支払いまで一元管理できるうえ、発注先を自由に選択して個別にスカウトできることが利点だと言えるでしょう。
自社が仕事を募集して応募が来るのを待つスタイルではないため、積極的な採用活動が可能です。
ただし、クラウドソーシングサイトと同じく、手数料やマージンがかかります。
参画へのハードルも低いためスキル不足な人もおり、採用する側が厳選なる見極めをすることが前提になっていることもあるため、注意しましょう。
個人事業主ではなく、記帳特化型の外注サービスを利用するのもおすすめです。
法人として仕事を請け負っているため安心感が強く、マニュアルや料金形態も整っているため、都度条件交渉する必要がないこともメリットだと言えるでしょう。
また、記帳に特化しているサービスであれば、十分なスキルと経験を持つ人材を確保している可能性が高いです。
複雑かつ大量の記帳であってもスピーディーに終わることが期待できますので、量が多いときや急いでいるときに活用するのもよいでしょう。
記帳は、大きく分けて「個人事業主」「税理士事務所・公認会計士事務所」「記帳代行を専門とする外注サービス」へ外注することができます。
自社が何を期待して記帳代行を利用するのが明確にしたうえで、ミスマッチのない依頼先を見つけるのがポイントとなるでしょう。
個人事業主に依頼する場合は、コストとスキルのバランスをしっかり見極めることと、検収作業・情報漏洩対策を万全に実施することが重要です。
記帳特化型の外注サービスように、高スキル人材ばかりがいるとは限りません。
コストよりも質を優先したい場合は慎重になり、事前の打ち合わせをしっかりおこなってから依頼するのがおすすめです。
